Come pianificare i giri usando Excel e un software di ottimizzazione come AntsRoute

Pubblicato il 14 Novembre 2022 • Tempo di lettura: 6 min read

Se gestisci un piccolo team di fattorini o di agenti itineranti, potresti essere tentato di utilizzare un foglio di calcolo come Excel o Google Sheets per organizzare i loro spostamenti. Sai già utilizzare questo tipo di tool, che inoltre non necessita di alcun investimento iniziale. Tuttavia, bastano pochi vincoli imprevisti o qualche cliente supplementare per sconvolgere le pianificazioni che hai creato con tanta pazienza.
Ti è già capitato? Questi consigli e indicazioni pratiche ti aiuteranno a programmare efficacemente i tragitti dei tuoi agenti con un foglio di calcolo e un software di ottimizzazione dei giri.

Indice dei contenuti

• Excel può bastare per la pianificazione dei giri?
  • Vantaggi e limiti di Excel nella pianificazione dei giri
  • Excel e Google Sheets consentono di pianificare i giri, ma non di ottimizzarli
• In che modo puoi ottimizzare i giri a partire dai dati contenuti nel tuo foglio di calcolo?
  • Caso n. 1: crei il repertorio dei tuoi clienti in un file Excel
  • Caso n. 2: crei l’elenco gli interventi da effettuare in un file Excel
  • Caso n.3: il tuo software interno ti consente di esportare dati in formato Excel o Google Sheets

Pianificare i giri di consegna o di servizio utilizzando un foglio di calcolo Excel è un primo passo efficace. Per migliorare la produttività, le aziende possono combinare questo metodo con l’uso di un software di ottimizzazione.

Excel può bastare per la pianificazione dei giri?

Quando la tua società ha sviluppato o reintegrato la sua attività di consegne o di interventi, Excel sembrava una soluzione facile e rapida da implementare. Ma il tempo che trascorri a perfezionare le tue tabelle e a correggere le formule è sempre maggiore, e questo non ha nulla di sorprendente!

Vantaggi e limiti di Excel nella pianificazione dei giri

I software come Excel o Google Sheets sono molto utili per registrare e organizzare numerosi dati, per esempio:

• Elementi di identificazione dei clienti (ragione sociale, partita IVA, numero cliente, nome del responsabile, ecc.).
• Indirizzo e posizione geografica del cliente.
• Dati di contatto del cliente (email, numero di telefono ecc.).

Questi fogli di calcolo includono numerose funzionalità che consentono di collegare fra loro le celle – e quindi informazioni – utilizzate in numerosi processi (ordini, consegne, fatturazione, ecc.). Le cose si complicano quando devi gestire:

• Eventi irregolari o atipici (ferie, difficoltà di circolazione, cancellazione all’ultimo minuto, ecc.).
• Un aumento temporaneo o duraturo dell’organico.
• Competenze eterogenee tra i dipendenti (permessi, abilitazioni, interventi più tecnici, ecc.).

Gestisci un team di 2 o 3 autisti che effettuano giri molto regolari? Perché no, Excel può bastare. In tutti gli altri casi, l’utilizzo di un software di ottimizzazione dei giri in abbinamento al tuo foglio di calcolo abituale ti farà risparmiare molto tempo e molti soldi.

Excel e Google Sheets consentono di pianificare i giri, ma non di ottimizzarli

Excel e Google Sheets ti possono aiutare a organizzare i tuoi giri sintetizzando tutte le informazioni pertinenti a tua disposizione. Ma questi software non consentono di ottimizzare gli spostamenti, cioè di sfruttare al meglio le risorse logistiche disponibili. Questi tool, per quanto utili, semplicemente non sono progettati per questo.
Nel migliore dei casi, sei sicuro di avere inserito tutti i clienti ai quali consegnare o da visitare. Nel peggiore dei casi, consumi molte più risorse del necessario:

• Chilometri percorsi inutilmente
• Clienti ai quali non hai fornito il servizio o ore supplementari.
• Consumo eccessivo di carburante.
• Aumento della stanchezza e dello stress dei tuoi autisti.
• Aumento dei reclami dei clienti, ecc.

 Associando al tuo foglio di calcolo abituale un software di ottimizzazione dei giri, puoi raggiungere un nuovo obiettivo molto più ambizioso: organizzare in modo ottimale le risorse tenendo conto dell’insieme dei vincoli professionali. In altre parole, un software come AntsRoute trova per ogni giro la migliore soluzione possibile al fine di soddisfare i clienti e i team, migliorando al contempo la redditività.

In che modo puoi ottimizzare i giri a partire dai dati contenuti nel tuo foglio di calcolo?

Gli sviluppatori di AntsRoute hanno elaborato diverse soluzioni per ottimizzare i giri di consegna e di intervento a partire dalle informazioni sintetizzate nei fogli di calcolo Excel o Google Sheets.

Importazione di un foglio Excel nello strumento di ottimizzazione dei giri di AntsRoute.

Caso n. 1: crei il repertorio dei tuoi clienti in un file Excel

Molti responsabili gestiscono ancora il proprio file clienti con Excel. In parallelo, pianificano i giri “a mano”, aiutandosi con applicazioni di navigazione quali Google Maps o Waze. Se questo è il modo in cui lavori, non c’è alcun dubbio: l’adozione di una soluzione di ottimizzazione dei giri in aggiunta a Excel ti farà guadagnare una quantità considerevole di tempo ed energia.

Per riassumere le cose in modo molto semplice, un software di ottimizzazione considera e calcola per te tutte le ipotesi possibili e conserva solo quella migliore. Grazie a potenti algoritmi, il software determina in pochi minuti le opzioni più vantaggiose ed evita di dovere trascorrere ore a prevedere quello che succederebbe se una certa tappa venisse attribuita a un certo dipendente.
Infine, una volta che tutti questi calcoli sono stati effettuati, AntsRoute fornisce chiavi in mano una roadmap per ogni agente, creata, a scelta, con Waye o Google Maps.

Per ottimizzare senza sforzo i tuoi giri con AntsRoute, ti basta importare il tuo database clienti nel formato .XLS, .XLSX o .CSV seguendo queste istruzioni o contattando telefonicamente il nostro centro di assistenza.
Ovviamente, se in seguito dovrai riesportare i tuoi giri in Excel, per esempio per la fatturazione, il trasferimento dei dati sarà altrettanto facile!

Variante: crei il repertorio dei tuoi clienti in un file Google Sheets

Se la tua azienda utilizza il pacchetto Google Workspace (che prima si chiamava G Suite), la procedura di trasferimento è praticamente la stessa. L’unica differenza è che prima di esportare il tuo file Google Sheets verso AntsRoute, devi prima collegare questi due software tramite Zapier. Non ti preoccupare, questa soluzione no code non richiede alcuna conoscenza informatica, e il nostro servizio di assistenza ti accompagnerà ad ogni tappa!

Convalida dei dati contenuti in un foglio Excel su AntsRoute.

Caso n. 2: crei l’elenco gli interventi da effettuare in un file Excel

Alcune aziende si spingono oltre nell’utilizzo di Excel, e includono nelle proprie tabelle tutti di dati relativi agli interventi da effettuare:

• Date o scadenze di consegna o di intervento.
• Tipi di prestazione o di consegna ordinati.
• Numero e data ordine.
• Durata prevista.
• Fascia oraria di passaggio.
• Commenti relativi alla consegna, ecc.

Anche in questo caso puoi ottimizzare i tuoi giri importando in AntsRoute:

• un elenco di interventi a una data prefissata.
• degli interventi con una data limite di realizzazione.

In funzione dei tuoi vincoli professionali, puoi inoltre trasferire nel software e nell’applicazione AntsRoute tutti i campi personalizzati necessari, nell’ordine e nella forma che desideri:

• Elementi da scegliere in un elenco
• Caselle di controllo
• Numeri
• Campi testuali, ecc.

Variante: gestisci gli interventi con Google Sheets

Tramite qualche piccolo accorgimento è anche possibile importare un elenco di consegne o di visite a domicilio creato con Google Sheets. Il nostro centro di assistenza è a tua disposizione per guidarti passo.

La creazione di giri ottimizzati con il software AntsRoute.

Caso n.3: il tuo software interno ti consente di esportare dati in formato Excel o Google Sheets

Utilizzi un software sviluppato su misura per rispondere ai bisogni specifici della tua azienda? Niente di grave, poiché normalmente puoi esportare le informazioni in formato foglio di calcolo.
Inoltre, la maggior parte dei software professionali include questo tipo di funzionalità molto utile. Per esempio Quickbooks, Zoho, ma anche il celebre pacchetto Microsoft per il quale viene spiegato in questa pagina come esportare dati in formato Excel

 Buono a sapersi: per una maggiore efficienza, i nostri team tecnici hanno sviluppato integrazioni dirette tra AntsRoute e alcuni software professionali quali Odoo e Must-G5.

Il modo migliore per misurare i vantaggi del nostro software di ottimizzazione dei giri è provarlo! Per provarlo in aggiunta al tuo normale foglio di calcolo, gratuitamente e senza impegno, iscriviti qui!