Lohnt sich eine Speditionssoftware für Ihr Unternehmen?

Veröffentlicht am 23 Oktober 2023 • Lesen: 7 min read

Unter den vielen auf dem Markt erhältlichen Transport- oder TMS-Programmen gibt es einige, die sich als Dispatching- oder Verteilersoftware bezeichnen. Welche Leistungen können Sie von ihnen erwarten und lohnt es sich, eine solche einzuführen?
Wer weiß! Vielleicht verwenden Sie bereits eine Dispatching-Lösung, ohne es zu wissen!

Inhaltsverzeichnis

• Für wen wurde Transport-Management-Software konzipiert?
• Wie funktionieren diese Lösungen?
• 10 wesentliche Funktionen einer Speditions- oder Logistiksoftware

Die Speditionssoftware oder Dispatch-Softwarelösung optimiert das Transportmanagement und ist eine praktische Antwort auf die logistischen Herausforderungen der Betriebe. Diese Technologie unterstützt eine ausgewogene Verteilung der Lieferungen auf die Fahrer; für die Logistikprofis ist dies eine Garantie für mehr Leistung und Zuverlässigkeit.

Für wen wurde Transport-Management-Software konzipiert?

Das Hauptziel dieser IT-Lösungen besteht darin, die auszuführenden Aufträge besser auf die verfügbaren Fahrer und deren Fahrzeuge zu verteilen. Speditionssoftwarelösungen lassen sich daher in die Kategorie der TMS-Anbieter oder Spediteure einordnen.

Diese Art von Software ist vor allem für Unternehmen in der Transport- und Logistikbranche sowie für Dienstleister interessant, bei denen der Fahrweg zum Kunden einen wesentlichen Teil der erbrachten Dienstleistung ausmacht.

Diese findet man in vielen verschiedenen Bereichen der Wirtschaft wieder. Denn mit diesen Tools kann man einiges verteilen und optimieren:

• Fahrten eines Taxiunternehmens oder eines Kurierdienstes,
• Warensendungen eines Straßen- oder Seefrachtführers,
• Fahrten eines Bus- oder Mietwagenunternehmens,
• Einsätze eines Pannenhilfe- oder Wartungsunternehmens,
• Fahrten von Notdiensten, Pflegediensten, Gesundheitspersonal usw.

Wie funktionieren diese Lösungen?

Um die Transportkosten der Nutzer zu senken und zu optimieren, zentralisieren und verarbeiten diese Softwarelösungen riesige Datenmengen, meist in Echtzeit:

• Kundeninformationen: Kontaktdaten, zu beliefernde Adressen, Verfügbarkeit, Vertragsart oder gewünschte Leistungen usw.
• Daten über die beförderten Waren oder die erbrachten Dienstleistungen,
• Ergänzende Angaben zu den einzelnen Fahrzeugen der Unternehmensflotte: Motorisierung, durchschnittliche Betriebskosten, Ladekapazität, Wartungsverlauf usw.
• Informationen zu den Personalressourcen: Urlaubsdaten, übliche Arbeitszeiten, besondere Befähigungen und Berechtigungen usw.

Einige dieser Daten werden direkt von den Nutzern eingegeben. Andere stammen aus Drittanbieter-Tools wie Navigationsanwendungen (GPS), Tools für die kaufmännische Verwaltung oder auch HR-Lösungen, die Sie mit Ihrer Speditionssoftware verknüpfen können.

Das Tool analysiert dann diese Daten mithilfe von Algorithmen, um alle Hypothesen zu vergleichen, bevor es Ihnen die bestmögliche Lösung in Form von Zeitplänen oder Fahrplänen liefert.

10 wesentliche Funktionen einer Speditions- oder Logistiksoftware

Der Haken an der Sache ist, dass sich nicht alle Dispatching- oder Speditionssoftwarelösungen als solche bezeichnen! Diese Begriffe sind auch nicht unbedingt die ersten, die Kunden möglicherweise einfällt … und sie klingen auch nicht gerade sehr vielversprechend…

Um die für Ihre Bedürfnisse beste neue Software zu finden, lassen Sie am besten diese Begriffe und Namen außer Acht und schauen Sie sich die Funktionen der für Sie in Frage kommenden Lösungen ganz genau.

Eingabe der Bestellungen

Je nach Ihrem Beruf kann diese Funktionalität unterschiedliche Formen annehmen:

• Kostenvoranschlag, der von Ihrem Team eingegeben werden muss;
• Direkte Terminvereinbarung oder Bestellungsaufgabe via Website;
• Planung bei eingehenden oder ausgehenden Anrufen;
• Import aus einem anderen IT-Tool wie CRM oder ERP usw.

Behalten Sie in jedem Fall im Hinterkopf, dass eine gute Speditionssoftware es Ihnen leicht machen sollte, die Anfragen Ihrer Auftraggeber problemlos zu integrieren.

Planung von Fahrten

Dies ist die unumgängliche Funktion jeder Dispatching-Software! Sobald die Kundenanfragen aufgenommen bzw. verknüpft wurden, analysiert das Tool alle ihm zur Verfügung stehenden Daten für die Planung aller Fahrten, die von den Mitarbeitern durchgeführt werden müssen.

Jetzt braucht die Software nur noch wenige Minuten, um Fahrpläne oder Zeitplänezu erstellen und zu organisieren, für deren Erstellung Sie früher teilweise Stunden gebraucht haben!

Da alle diese Programme eine Navigationsapp beinhalten, sind sie auch für die Fahrer viel einfacher zu bedienen, da sie nicht mehr eine Adresse nach der anderen in Waze oder Google Maps eingeben müssen.

Die so erstellten Fahrpläne sollten von jedem Gerät aus zugänglich sein: Handy, Tablet, Desktop usw.

Bei den meisten Softwareherstellern werden auch Funktionen angeboten, um Zeitpläne in ein gemeinsames Kalendertool zu exportieren: Microsoft Outlook, Google Kalender etc.

Routenoptimierung

Auch wenn alle TMS Routen von Teams planen können, sind es nur wenige, die wie AntsRoute sowohl Routen als auch Touren optimieren können.

Was ist der Unterschied? Vereinfacht gesagt, geht es bei der Routenplanung darum, anhand der eingegebenen Einschränkungen eine akzeptable Lösung zu ermitteln.
Die Optimierung von Touren ist eine viel komplexere Aufgabe, denn es geht darum, unter allen möglichen Lösungen die beste zur Erreichung Ihrer Ziele zu berechnen.

Dieses Optimum variiert je nach Beruf und Branche. Für einen Spediteur ist die optimale Lösung diejenige, die es ihm ermöglicht, seine Lieferungen mit einem Minimum an LKWs auf den kürzesten Strecken zu befördern.
Umgekehrt wird es bei Mitarbeitern von Pflegediensten eher darum gehen, zuerst die Patienten zu besuchen, die am dringendsten behandelt werden müssen, auch wenn sie dafür einige zusätzliche Kilometer zurücklegen müssen.

Verfolgung der Fahrten in Echtzeit

Diese Funktion, die auch als Geolokalisierung oder Tracking bezeichnet wird, besteht darin, jede Fahrt oder jede Lieferung in Echtzeit zu verfolgen. Je nach System kann das GPS entweder in eine mobile App oder in eine spezielle Box integriert sein.

Diese Möglichkeit der Verfolgung von Lieferungen in Echtzeit hat nicht nur das Leben der Teamleiter, sondern auch das der Kunden verändert! Wo früher manchmal drei oder vier Anrufe nötig waren, um einem besorgten Kunden Auskunft zu geben, reicht heute ein per E-Mail oder SMS erhaltener Geotracking-Link aus, um die Ankunft des Fahrers live auf der Karte zu verfolgen.

Kommunikation mit den Fahrern

Einige einfache, aber sehr clevere Lösungen haben erheblich dazu beigetragen, die Kommunikation zwischen Fahrern, Verantwortlichen und Endkunden flüssiger zu gestalten, so zum Beispiel:

• Ein Anrufknopf in der Fahreranwendung für eine direkte Verbindung mit dem Kunden
• Das Automatisiertes Versenden von E-Mails oder SMS, um einen Termin zu bestätigen, abzusagen, den Kunden über eine Verspätung zu informieren usw.

Einige Softwareprogramme wie AntsRoute sehen auch zusätzliche Funktionen vor, um den Kunden über die geschätzte Lieferzeit (ETA) zu informieren oder ihm automatisch eine Benachrichtigung zu schicken, wenn der Fahrer sich verspätet.

Management der Kundenbeziehungen

Viele kleine Unternehmen verwenden immer noch kein CRM-Tool (Customer Relationship Management-Tool), d. h. eine IT-Lösung, die auf das Management von Kundenbeziehungen spezialisiert ist. Zwar ist es nicht die Aufgabe einer Speditionssoftware, diese zu ersetzen, aber einige von ihnen verfügen dennoch über sehr nützliche Funktionen, um Ihre Kunden zu verwalten und besser an sich zu binden:

• Kundenkartei mit zahlreichen Daten (Lieferhistorie, ggfls. bevorzugte Fahrer, Kontaktpersonen im Unternehmen, etc.)
• Versenden von benutzerdefinierten Nachrichten
• Bewertungsformulare, die von den Kunden ausgefüllt wurden, usw.

Sie verwenden bereits ein CRM-Tool und sind damit sehr zufrieden? Dann ist es ideal, eine Speditionssoftware auszuwählen, die eine Verknüpfung- und Synchronisationsfunktion zwischen den beiden verwendeten Lösungen vorsieht, um Informationen automatisch auszutauschen.

Jeder Hersteller bietet normalerweise mehrere Verbindungslösungen an, um den Anforderungen der Benutzer und ihren IT-Kenntnissen gerecht zu werden: API, ein eigens entwickeltes Modul, No-Code-Connector, usw.

Digitalisierung von Tätigkeitsberichten

Lieferschein, Besuchsbericht, Einsatzbericht: Je nach Ihrem Beruf variiert der Name, der einem Tätigkeitsbericht gegeben wird. Aber eines ist sicher: Um die Produktivität der Teams zu steigern und den Rechnungszyklus zu beschleunigen, ist die elektronische Verwaltung dieser Dokumente unumgänglich geworden!

Zahlreiche Transportmanagementsoftwarelösungen wie AntsRoute bieten eine einfache Erstellung individueller Berichte an; mit einigen Features macht deren Ausfüllen mehr Spaß als bei einem klassischen Lieferschein:

• Automatischer Zeitstempel
• Ankreuzkästchen im MCQ-Style (Multiple Choice Questions)
• Dropdown-Listen
• Fotos, die direkt aus der App heraus aufgenommen werden
• Elektronische Unterschriften
• Vorbehalte oder Kommentare zur Lieferung usw.

Rechnungsstellung oder Vorfakturierung der Einsätze

Speditionssoftwarelösungen fassen alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Daten zusammen, diese müssen nur noch in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden:

• entweder über ein Tabellenkalkulationsprogramm vom Typ Excel
• oder über eine automatische Informationsübertragung zwischen den beiden Softwareprogrammen.

Einige Hersteller bieten sogar ein Modul für die sofortige Rechnungsstellung an. Diese Art von Softwarelösung ist für Unternehmen interessant, die ihre Zahlungen direkt vor Ort einziehen, wie z. B. Taxiunternehmen oder Unternehmen, die Vor-Ort-Reparaturen leisten, um ein paar Beispiele zu nennen.

Änderung von Zeitplänen bei unvorhergesehenen Ereignissen

Im Transportwesen gibt es nur wenige Touren, die exakt nach Plan verlaufen: Unfall, Panne, Stau, Abwesenheit eines Kunden oder eines Fahrers etc.
Um die Verwaltung dieser zahlreichen Unwägbarkeiten zu vereinfachen, ist es besser, eine Lösung zu wählen, bei der eine Neuzuweisung in Echtzeit der Einsätze oder Lieferungen selbstverständlich integriert ist!

Eine Transportsoftware wie AntsRoute geht sogar noch einen Schritt weiter und analysiert dabei die aktuelle geographische Position der LKWs und die Auslastung der einzelnen Fahrer, um die bestmögliche Lösung zu ermitteln.

Statistiken und Dashboards

Fast jede Dispatching-Software bieten Ihnen heute Dashboards zur Überwachung und Steuerung an, unabhängig davon, ob sich die Daten gut verfolgen lassen oder nicht, mit Daten:

• zur Fahrzeugflotte,
• zur tatsächlichen Durchführung der Einsätze durch Ihre Teams,
• zur Leistung pro Schicht oder pro Fahrer,
• zu den Betriebskosten usw.

Denken Sie vor allem daran, zu überprüfen, ob die dabei analysierten Informationen und Daten tatsächlich relevant sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Softwarelösung, die Sie in Betracht ziehen, bietet alle Funktionen, die für Sie wichtig sind, und passt sich perfekt an Ihren Beruf an? Dann ist es Zeit für einen Preisvergleich und vor allem für einen Praxistest!
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