In che modo ottimizzare le pianificazioni dei tuoi team mobili?

Pubblicato il 17 Maggio 2023 • Tempo di lettura: 8 min read

Se non hai ancora implementato pianificazioni adatte alle tue forze mobili, sappi che non sei affatto l’unico. Che si tratti di tecnici, commerciali, infermieri a domicilio, corrieri o altri dipendenti itineranti (auditor, investigatori, ispettori ecc.), i dati relativi alle loro visite sono spesso inseriti in un semplice foglio di Excel o nelle loro agende personali, su PC o su carta.
Eppure, ottimizzando tali pianificazioni, potresti guadagnarci sia in termini di tempo, sia in termini di efficacia e di affidabilità per quanto riguarda la gestione dei dati, dei progetti e dei compiti dei tuoi team mobili.

In questo articolo, ti proponiamo di rivedere:

• I principali tipi di pianificazione esistenti per i tuoi team mobili
• Gli strumenti e i software di pianificazione corrispondenti
• I vantaggi offerti da tali soluzioni per la gestione delle pianificazioni

Per migliorare l’efficienza, i responsabili delle operazioni devono ottimizzare le pianificazioni dei team mobili. Questo migliora la produttività delle squadre mobili e l’affidabilità dei dati. L’ottimizzazione aumenta anche i livelli di soddisfazione dei clienti.

I principali tipi di pianificazione per i tuoi team mobili

I project manager utilizzano una miriade di termini per evocare i tipi di pianificazione esistenti: pianificazione di gestione, macro-pianificazione, retropianificazione, pianificazione di lotti, pianificazione dettagliata, diagramma di Gantt, pianificazione previsionale, ecc.
Altri manager gestionali parlano di necessità di pianificazione strategica, tattica, operativa, di budget, ecc.

Ma questi non saranno al centro del presente articolo, poiché sono principalmente dedicati:

• alla pianificazione a monte dei progetti
• e alla gestione dei progetti on site.

Non sono necessariamente in linea con le necessità dei tuoi team mobili.
Abbiamo individuato 5 esigenze principali per i tuoi team mobili, che corrispondono a 5 tipi di pianificazione diversi.

5 necessità di pianificazione per i tuoi team mobili

1. Pianificazione degli itinerari

Si tratta di determinare i tragitti più efficaci per ogni membro dei tuoi team mobili, tenendo conto dei diversi indirizzi a cui recarsi e dei vincoli temporali.

2. Pianificazione delle visite ai clienti

Questo tipo di pianificazione ha come obiettivo di organizzare gli appuntamenti con i clienti in funzione della disponibilità dei tuoi operatori mobili e dei vincoli legati agli spostamenti.

3. Pianificazione degli interventi

Qui si tratta di pianificare gli interventi on site dei tuoi tecnici di manutenzione, dei team di risoluzione problemi, degli infermieri a domicilio, degli auditor, ecc., tenendo conto delle emergenze e dei dipendenti disponibili.

4. Pianificazione dei compiti e dei dati d’intervento

Questo tipo di pianificazione è legato alla gestione dei tuoi interventi e alle visite presso i tuoi clienti.
Ma consente di attribuire compiti ai tuoi team in funzione:

• delle loro competenze,
• della loro disponibilità,
• e delle necessità dell’azienda e dei clienti, assicurando al contempo una ripartizione equa.

5. Pianificazione delle vacanze

Sebbene questo tipo di pianificazione non sia specifico ai dipendenti itineranti, ti consente di assicurare una continuità del servizio on site, durante i periodi di assenza dei tuoi dipendenti, rispettando, quanto possibile, le loro richieste.

Pianificazioni adatte alle necessità e ai vincoli dei team mobili

Queste 5 pianificazioni devono tener conto di tempi di lavoro diversi a seconda dei dipendenti:

• particolarità orarie dei tuoi dipendenti mobili: tempo pieno, tempo parziale, orari sfasati, flessibili, lavoro free-lance, ecc.;
• vincoli legati alle necessità dell’azienda: orario frazionato, reperibilità, rotazione, stagionalità, ecc.;
• presenza ibrida, in presenza e in loco dal cliente.

Per fare risalire le informazioni in tempo reale, è essenziale consentire agli operatori mobili di:

• rimanere connessi fra loro;
• comunicare con il team amministrativo di riferimento;
• accedere di continuo ai software di pianificazione.

Ciò consente di adattarsi rapidamente agli imprevisti qualora necessario e di modificare le pianificazioni di conseguenza. Essere in grado di aggiornare in tempo reale i dati relativi agli interventi (avviso di passaggio, appuntamento successivo, prova di intervento, avviso di consegna, materiale mancante, ecc.) contribuisce a creare una pianificazione di successo.
Tali tipi di pianificazione possono essere realizzati a mano, per esempio con l’aiuto di un foglio Excel.

Esistono tuttavia strumenti di pianificazione e di gestione progetti che si adattano in particolar modo alle necessità dei tuoi team mobili: applicazioni mobili di gestione delle pianificazioni o dei giri, software di gestione dei compiti e dei progetti.
È ciò che vi presenteremo in questa seconda parte.

Strumenti e software di pianificazione per le tue forze mobili

Abbiamo identificato 3 grandi tipi di software che possono aiutarti nella gestione delle pianificazioni dei tuoi team mobili:

• i software di gestione progetti
• le applicazioni di monitoraggio del tempo
• i software di gestione dei giri

Software di gestione progetti per organizzare i compiti e accedere ai dati in tempo reale

Partendo da una semplice domanda sui motori di ricerca, avrai accesso a una moltitudine di software di gestione progetti.
L’importante sarà trovare quello che risponde veramente alle tue necessità.

I software di gestione progetti ricoprono numerose funzioni:

1. Organizzazione e definizione delle priorità dei compiti

In costante spostamento sul campo, i tuoi team mobili hanno bisogno di un accesso semplice e rapido al proprio elenco di compiti. È questo che dovrà guidarti nella scelta del tuo software.

In quanto pianificatore, avrai invece bisogno di creare facilmente progetti, task, consegne e interventi, assegnare compiti e monitorarne l’avanzamento. Le funzionalità di gestione progetti sono dunque molto importanti.

Uno strumento di gestione progetti come Trello o Asana potrebbe fare al caso tuo.

2. Gestione delle pianificazioni globali con monitoraggio dei costi e delle risorse

Questa esigenza aggiuntiva può essere soddisfatta da programmi quali Microsoft Project, Smartsheet e Ganttic.

Essi consentono di creare pianificazioni globali per i tuoi team mobili partendo da modelli di pianificazione predefiniti o da diagrammi di Gantt. In funzione del software selezionato, potrai in particolare:

• pianificare e gestire le tue risorse;
• monitorare i costi, le ore trascorse e l’avanzamento dei compiti in tempo reale;
• modificare dashboard o rapporti personalizzabili.

3. Collaborazione e comunicazione in tempo reale

Il software Asana e la piattaforma Slack svolgono questo ruolo, dando la possibilità di lavorare insieme:

• collaborando online su uno stesso progetto;
• condividendo file;
• comunicando in tempo reale.

Google Drive offre inoltre la possibilità di archiviare, condividere e lavorare insieme su documenti, fogli di calcolo o presentazioni in tempo reale.

4. Accesso ai dati in qualsiasi momento

Oltre alla necessità di comunicare in tempo reale, ciò che conta per i tuoi team mobili è di potere accedere ai propri dati in qualsiasi momento e luogo.
Assicurati dunque che tale funzionalità sia inclusa nel software selezionato. L’accesso ai dati in modalità offline è un vantaggio evidente, a seconda dall’accessibilità digitale del luogo in cui si trovano i tuoi team mobili.

Applicazioni di monitoraggio del tempo e delle assenze

Se i tuoi team non gestiscono compiti trasversali o complementari, puoi anche limitarti a tenere traccia della loro posizione, degli appuntamenti, dell’orario di lavoro e delle ferie.
Tali strumenti di pianificazione possono aiutare i tuoi team mobili a:

• gestire e seguire i propri appuntamenti in modo più efficace;
• sottoporre le proprie richieste di ferie e consultare le ferie dei propri colleghi;
• pianificare riunioni online con clienti e colleghi.

In qualità di pianificatore o manager, a seconda dell’applicazione scelta, potrai:

• accedere ai calendari dei tuoi team;
• geolocalizzarli, per scoprire la loro posizione, nel caso dovessi assegnarli a un altra missione;
• generare rapporti e gestire le richieste di ferie.

Esiste una grande varietà di applicazioni sul mercato: Tsheets, Calendly, Clicktime, WhenIwork, Congéonline, Timecamp e tante altre.

• Calendly è studiata principalmente per gestire gli appuntamenti, con la possibilità di collegarla a Google e Outlook.
• TSheets e WhenIwork fanno parte di quelle più complete, e contengono in particolare una funzione di geolocalizzazione, di calendario e di richiesta di ferie.
• TimeCamp può essere integrata con software di gestione progetti come Asana e Trello.
• Clicktime consente di creare rapporti e di monitorare le proprie spese.

Ti invitiamo ancora una volta a studiare le funzionalità corrispondenti alle tue esigenze.

Software di gestione dei giri e di ottimizzazione degli itinerari

Oltre a gestire la pianificazione vera e propria, devi essere in grado di pianificare e ottimizzare i giri e gli interventi dei tuoi team mobili:

• Ottimizzando i loro itinerari per ridurre i tempi e i costi di spostamento.
• Consentendo loro di comunicare in tempo reale con i clienti (notifiche, avvisi di passaggio, report automatici, programmazione di un secondo appuntamento).
• Offrendo funzionalità di monitoraggio delle consegne e degli interventi, per offrire una customer experience migliore e un servizio di qualità.

Anche qui esistono numerose applicazioni: OptimoRoute, Routific, WorkWave Route Manager, Onfleet, ecc.

E anche il nostro software AntsRoute.
Esso consente di risparmiare fino al 50% del tempo necessario alla pianificazione dei giri.
Infatti, calcola automaticamente gli itinerari ottimali, integrando nelle pianificazioni i criteri seguenti:

• tipo di compito: consegna, intervento, visita;
• localizzazione geografica dell’intervento;
• competenze di ogni operatore mobile;
• fasce orarie desiderate;
• cronologia del traffico, ecc.

I tuoi operatori mobili possono quindi usufruire di una roadmap dematerializzata.
Hanno inoltre accesso a tutti i dati dei propri clienti, i quali vengono informati automaticamente delle varie tappe di passaggio. È inoltre possibile aggiungere visite lungo il percorso; in questo caso quest’ultimo viene modificato in modo automatico.

Vantaggi offerti dalle soluzioni di gestione delle pianificazioni

L’abbiamo visto: ottimizzare le pianificazioni dei tuoi team mobili offrirà loro comfort ed efficienza, ma aumenterà anche la soddisfazione del cliente.
In funzione delle pianificazioni selezionate, queste consentiranno loro di:

• pianificare meglio i propri compiti e appuntamenti;
• accedere alle informazioni in tempo reale e trasmettere più facilmente le informazioni dal campo;
• limitare i compiti amministrativi e le immissioni dati per i propri interventi.

In quanto pianificatore, manager o responsabile operativo, potrai:

• disporre di una visione globale degli interventi dei tuoi team sul campo;
• ottenere report aggiornati e pertinenti;
• gestire meglio gli imprevisti, grazie a una visibilità in tempo reale;
• dirigere più facilmente i tuoi team, disponendo di tutte le informazioni relative alle loro competenze, disponibilità, ecc.;
• promuovere la trasparenza e l’aiuto vicendevole fra colleghi, grazie a una migliore visibilità delle loro pianificazioni;
• dematerializzare tutti i tuoi documenti e risparmiare tempo una volta completate le impostazioni;
• rispettare più facilmente le leggi, visualizzando agevolmente i tempi di lavoro;
• tenere d’occhio le spese e diminuire i costi di spostamento ottimizzando gli itinerari.

I vantaggi possibili sono numerosi e da studiare secondo ogni situazione.
Se desideri migliorare la pianificazione dei tuoi giri e dei tuoi interventi, siamo qui per aiutarti.