Prezzo di un software TMS: Capire i costi per scegliere meglio

Pubblicato il 12 Dicembre 2024 • Tempo di lettura: 11 min read

Scegliere un software di gestione dei trasporti, o TMS (Transport Management System), è una decisione strategica per qualsiasi azienda. I vantaggi sono numerosi: ottimizzazione dei costi, aumento delle performance logistiche e maggiore soddisfazione del cliente. Tuttavia, una domanda sorge spesso: quanto costa un TMS?

Tra i diversi modelli di pricing, i costi diretti e indiretti, e il ritorno sull’investimento da anticipare, la scelta può sembrare complessa. Questo articolo ti guida nella comprensione dei principali elementi che influenzano il prezzo di un TMS e nell’identificazione della soluzione più adatta alle tue esigenze. Tra le varie opzioni disponibili, AntsRoute, il nostro software progettato per le PMI e le aziende di dimensioni intermedie, si distingue per l’eccellente rapporto qualità-prezzo.

Indice dei contenuti:

• Il TMS: Un catalizzatore di performance logistica
• Fattori che influenzano il prezzo di un TMS
• Il costo reale di un TMS
• Quale ritorno sull’investimento (ROI) puoi aspettarti?
• Tabella comparativa dei principali software TMS
• Come scegliere il software TMS giusto per la tua azienda?

Il TMS: Un catalizzatore di performance logistica

Che cos’è un software TMS?

Il TMS è molto più di uno strumento amministrativo: è un mezzo per gestire i flussi, pianificare i percorsi e controllare i costi. Tuttavia, una visione così limitata rischia di trascurare il suo vero potenziale: essere un acceleratore di performance globale. Per esempio, la società Help Air à Domicile ha registrato un aumento della sua produttività del 15-30% grazie all’integrazione del nostro TMS.

Principali funzionalità di un TMS

Un TMS performante, come AntsRoute, include funzionalità fondamentali per l’ottimizzazione delle operazioni:

• Pianificazione e monitoraggio: Monitoraggio in tempo reale dei camion e delle merci, ottimizzazione degli itinerari e gestione proattiva dei ritardi.
• Gestione dei costi e della fatturazione: Automazione dei processi (fatturazione, calcolo dei costi, prefatturazione) e visualizzazione dei margini in tempo reale.
• Analisi delle performance: Dashboard personalizzate, analisi predittiva delle tendenze e report dettagliati.
• Funzionalità avanzate: Digitalizzazione dei documenti, portali collaborativi e integrazione con strumenti di terze parti.

Lo sapevi? Le aziende che utilizzano un TMS ottengono fino al 5% di risparmio sui costi di trasporto grazie a una gestione ottimizzata degli itinerari e del carico dei veicoli.

Le 4 funzionalità principali di un TMS.

Trasformare i propri vincoli in un vantaggio competitivo

L’adozione di un TMS consente di:

• Ridurre i costi logistici: Ottimizzazione dei percorsi, riduzione dei chilometri inutili, fino a €20 di risparmio per giro e migliore utilizzo della flotta.
• Migliorare il customer service: Migliore visibilità in tempo reale sugli ordini, comunicazione proattiva sugli imprevisti e migliore customer satisfaction.
• Risparmiare tempo e aumentare la produttività: Automazione dei task ripetitivi e maggiore disponibilità dei team per compiti a più alto valore aggiunto.
• Ottimizzare le risorse: Analisi dei dati per identificare le tendenze, migliorare l’utilizzo dei veicoli e adattare i servizi in funzione dei feedback dei clienti.
• Innovare per un futuro sostenibile e flessibile: Riduzione dell’impronta di carbonio attraverso la pianificazione di itinerari ecosostenibili.

Adottando un TMS, potete trasformare i vostri vincoli in un vantaggio competitivo.

Fattori che influenzano il prezzo di un TMS

Il costo di un software di gestione dei trasporti varia in funzione di diversi fattori. Capire tali fattori ti aiuterà a scegliere la soluzione adatta alle tue necessità e al tuo budget.

I modelli di pricing: SaaS o licenza?

Stai valutando di investire in un TMS per ottimizzare le tue operazioni? Puoi scegliere fra due opzioni principali: il modello SaaS (Software as a Service) o la licenza.

Ecco un confronto rapido:

TMS SaaS

✅ Vantaggi:

• Costo iniziale ridotto (abbonamento mensile o annuale, a partire da €34/mese a veicolo con AntsRoute).
• Accessibilità da qualsiasi dispositivo collegato.
• Manutenzione inclusa (aggiornamenti, sicurezza e assistenza).

❌ Svantaggi:

• Dipendenza dal fornitore per l’hosting e la sicurezza dei dati.
• Costi ricorrenti in funzione degli utenti e dei moduli aggiunti.

TMS con licenza

✅ Vantaggi:

• Controllo totale sui dati e sull’infrastruttura.
• Guadagni a lungo termine dopo l’ammortamento iniziale.

❌ Svantaggi:

• Investimento iniziale elevato.
• Manutenzione gestita internamente (necessità di un team IT dedicato).

In sintesi, se cerchi una soluzione accessibile con un costo iniziale ridotto, il SaaS è la soluzione che fa per te. Una licenza è invece più conveniente a lungo termine a patto che il tuo budget ti consenta un investimento iniziale significativo.

Software TMS SaaS vs. TMS con licenza.

Dimensioni dell’azienda

• Imprese di piccole dimensioni: TMS semplici con funzionalità di base quali la pianificazione degli itinerari o il monitoraggio delle consegne.
• PMI: Funzionalità avanzate come l’integrazione con gli ERP o i moduli di analisi.
• Imprese di grandi dimensioni: Sistemi complessi comprendenti la gestione di volumi importanti e una personalizzazione avanzata.

In un modello SaaS, il costo dipende spesso dal numero di veicoli o di utenti. Più aumentano, più il costo totale cresce.

Altri fattori che influenzano il prezzo

Necessità specifiche

• Semplici: Moduli di base che limitano i costi.
• Avanzate: Funzionalità più avanzate, quali l’intelligenza artificiale, aumentano il budget.

Esempio: Una piccola o media impresa nel settore alimentare può accontentarsi di funzionalità essenziali, mentre un colosso della logistica potrebbe puntare su strumenti predittivi per gestire la stagionalità.

Complessità dell’integrazione

• Integrazione di base: Un TMS autonomo o con connessioni limitate è più abbordabile.
• Integrazione avanzata: La connessione a sistemi come un ERP, un WMS o tool specifici (CRM, telematico) necessita di personalizzazioni, test e formazione, aumentando di conseguenza i costi.

Scalabilità

Un TMS scalabile, in grado di adattarsi alla crescita della tua azienda, può comportare spese aggiuntive.

Formazione dei team

La formazione rappresenta solitamente dal 10 al 20% del costo totale di un TMS. Le grandi aziende o quelle con processi complessi devono spesso investire di più nella formazione del personale, includendo sessioni in loco, a distanza e materiali didattici personalizzati.

Consiglio: Per limitare i costi, scegli un fornitore che offra formazioni integrate o tutorial online. AntsRoute è il tuo alleato ideale!

Molti fattori influenzano il prezzo di un TMS.

Il costo reale di un TMS

Quando un’azienda investe in un TMS, è fondamentale considerare non solo i costi diretti legati all’acquisto e all’utilizzo, ma anche i costi indiretti e nascosti, che possono influire sull’efficienza complessiva dell’impresa.

I costi diretti

I costi diretti includono tutte le spese chiaramente identificabili legate all’acquisto, all’installazione e all’utilizzo del TMS. Tali costi variano in funzione del modello selezionato (SaaS o licenza) e delle necessità specifiche dell’azienda.

Modello con licenza: Investimento fra €10.000 e €300.000 in funzione della complessità e delle dimensioni.

Modello SaaS: Stima dei costi mensili in funzione delle dimensioni dell’azienda:

• Imprese di piccole dimensioni: Funzionalità di base (gestione dei giri, ottimizzazione degli itinerari, monitoraggio in tempo reale).
  Tariffe mensili: Fra €30 e €50 per veicolo o utente. Un’azienda con 5 veicoli pagherà fra €150 e €250 al mese, ovvero fra €1800 e €3000 l’anno. Con AntsRoute, la stessa azienda pagherebbe circa 185€ al mese, ovvero €2220 l’anno.
• PMI: Funzionalità avanzate quali l’integrazione ERP, la gestione dei KPI e i report analitici.
  Tariffe mensil: Fra €40 e €80 per veicolo o utente. Una PMI con 20 veicoli pagherà fra €800 e €1600 al mese, ovvero fra €9600 e €19.200 l’anno.
• Imprese di grandi dimensioni: Moduli personalizzati, IA, gestione di grossi volumi di dati, integrazione con sistemi multipli (ERP, WMS).
  Tariffe mensili: Fra €70 e €150 per veicolo o utente. Una grande azienda con 100 veicoli pagherà fra €7000 et €15.000 al mese, ovvero fra €70.000 e €180.000 l’anno.

Il costo di un TMS SaaS vs. un TMS con licenza.

Altri costi diretti per un TMS SaaS:

• Moduli aggiuntivi: Fra €100 e €1000 al mese.
• Tariffe basate sui volumi: I costi aumentano in funzione dei volumi di ordini o dei chilometri ottimizzati.

Consiglio: Gli abbonamenti annuali consentono generalmente una riduzione del 10-20% rispetto ai pagamenti mensili.

Sintesi dei costi diretti:

5 costi indiretti e costi nascosti

I costi indiretti sono legati all’impatto organizzativo del TMS e alle risorse necessarie per garantire un’implementazione e un utilizzo efficienti.

1. Implementazione

• Analisi dei bisogni: Identificare i processi esistenti e le funzionalità necessarie richiede l’impegno di risorse interne.
• Migrazione dati: Il trasferimento dei dati (clienti, ordini, itinerari) richiede tempo, competenze specializzate e a volte tool esterni.
• Periodo di apprendimento: I team potrebbero subire un calo della produttività mentre si familiarizzano con il nuovo sistema.

2. Formazione continua

• Formazione iniziale: Spesso inclusa, richiede l’impiego di risorse per insegnare ai team il funzionamento del sistema.
• Formazione continua: Possono essere necessarie formazioni aggiuntive per i nuovi dipendenti o per l’utilizzo di nuove funzionalità.

3. Riorganizzazione dei team

L’implementazione del TMS può richiedere una riorganizzazione dei team o un adeguamento dei ruoli, comportando costi di assunzione o di riqualificazione del personale.

4. Gestione degli imprevisti

• Guasti o interruzioni: I problemi tecnici (guasti server, bug) possono causare ritardi e costi supplementari.
• Cambio del fornitore SaaS: Se il TMS non soddisfa più le esigenze dell’azienda, il cambio di software comporta costi di risoluzione del contratto e di migrazione.

5. Manutenzione e aggiornamenti

Dopo l’implementazione, il TMS richiede aggiornamenti e manutenzione regolari. Tali spese possono includere:

• Aggiornamenti software: Alcuni sono inclusi, ma altri possono essere a pagamento.
• Assistenza tecnica: Possono essere applicati costi aggiuntivi per un supporto continuo, a seconda del contratto scelto.

Consiglio: Per evitare spiacevoli sorprese, richiedi un preventivo dettagliato al fornitore, includendo i costi di implementazione, di integrazione ed eventuali personalizzazioni.

I 5 costi indiretti di un TMS.

Con AntsRoute: diverse garanzie per evitare spiacevoli sorprese

AntsRoute si distingue per una gestione trasparente e priva di costi nascosti:

• Preventivo dettagliato: Ogni cliente riceve una stima precisa dei costi, che comprende l’installazione, la formazione e l’utilizzo.
• Moduli inclusi: A differenza di altre soluzioni, AntsRoute include nel prezzo base le funzionalità essenziali (ottimizzazione dei percorsi, monitoraggio in tempo reale, gestione delle notifiche).
• Trasparenza sulle opzioni avanzate: Le funzionalità premium (integrazioni specifiche, API, report personalizzati) sono offerte a tariffe chiare e comunicate prima dell’attivazione.
• Nessun costo imprevisto legato ai volumi: AntsRoute non applica tariffe basate sul numero di ordini o sui dati, assicurando costi stabili.
• Formazione inclusa: La formazione iniziale è inclusa nei pacchetti, garantendo un utilizzo efficace del software senza costi aggiuntivi.
• Documentazione completa: Manuali e documentazione accessibili per limitare il bisogno di formazione a pagamento.

AntsRoute offre tariffe senza brutte sorprese.

Quale ritorno sull’investimento (ROI) puoi aspettarti?

L’adozione di un TMS può offrire un ROI significativo grazie a benefici tangibili in diversi ambiti. Ecco i principali vantaggi e indicatori da monitorare per valutarne l’impatto:

Riduzione dei costi operativi

• Ottimizzazione degli itinerari: Riduzione del 20-30% delle distanze percorse, con un conseguente calo delle spese di carburante.
• Migliore tasso di riempimento: Gestione ottimale delle capacità dei veicoli, limitando i viaggi a vuoto.
• Riduzione dei tempi di attesa: Migliore coordinazione con trasportatori e punti di consegna, come dimostrato da Licorne Express, che ha risparmiato fino al 50% del tempo nelle operazioni.

Aumento della produttività

• Automazione dei task: Libera tempo da dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto. GHEMM è riuscita a ridurre il tempo di pianificazione dei percorsi da 60 minuti a 10, aumentando così la produttività di 6 volte.
• Riduzione degli errori: L’automazione diminuisce i contenziosi e riduce le consegne non riuscite.
• Formazione accelerata: Margain Marée ha dimezzato i tempi di formazione dei conducenti, passando da una settimana a 2-3 giorni.

Aumento della customer satisfaction

• Riduzione delle chiamate dei clienti: Margain Marée ha registrato una diminuzione del 50% delle chiamate grazie al monitoraggio in tempo reale delle consegne.
• Meno errori di consegna: Una pianificazione più accurata e l’utilizzo di prove di consegna digitali migliorano significativamente la soddisfazione dei clienti.

Il ritorno sull’investimento di un TMS.

Come calcolare il ROI?

Per stimare il ROI di un TMS, è possibile utilizzare una formula semplice:
ROI (%) = [(Benefici generati – Costi investiti) / Costi investiti] x 100

• Benefici generati: La somma dei risparmi ottenuti (carburante, tempo, manodopera) e dei guadagni finanziari derivanti dall’aumento delle vendite o dalla maggiore soddisfazione dei clienti.
• Costi investiti: Comprendono il prezzo di acquisto o l’abbonamento al TMS, i costi di implementazione, formazione e manutenzione.

Esempio concreto:

• Risparmi annuali stimati: 50.000 € (carburante, manodopera, soddisfazione dei clienti).
• Costo annuale del TMS: 12.000€ (abbonamento + formazione).
• ROI: [(50.000 – 12.000)/12.000] x 100 = 316%.

Il ROI di un TMS può essere raggiunto in pochi mesi o entro un anno, a seconda delle dimensioni dell’azienda e della complessità dei flussi logistici.

Tabella comparativa dei principali software TMS

Come scegliere il software TMS giusto per la tua azienda?

Poniti le domande giuste

Prima di confrontare le soluzioni disponibili, dedica del tempo a definire le tue esigenze rispondendo alle seguenti domande:

• Quali sono le tue esigenze specifiche? Monitoraggio in tempo reale, ottimizzazione dei percorsi, digitalizzazione, analisi, ecc.
• Quali sono le aspettative dei tuoi clienti? Visibilità in tempo reale, flessibilità nelle opzioni di consegna, ecc.
• Quali sono le dimensioni e la complessità della tua flotta? Numero di veicoli, tipi di tragitto, frequenza di consegna.
• Qual è il tuo budget e a quale ROI aspiri? Identifica i risparmi potenziali e gli aumenti di produttività che prevedi di ottenere.
• Il tuo TMS deve integrarsi con i sistemi esistenti? Verifica la compatibilità con i tuoi ERP, CRM o altri tool già in uso.

Prova prima di investire: l’importanza delle versioni di prova gratuite

Scegliere un TMS può essere stressante, soprattutto quando l’investimento è significativo. Numerose software house, come AntsRoute, propongono periodi di prova gratuiti. Approfittane per:

• Provare le funzionalità chiave in condizioni reali.
• Analizzare l’ergonomia e l’efficacia del software.
• Confermare l’adeguatezza ai processi esistenti.

Tuttavia, fai attenzione alle limitazioni: una fase di prova mal pianificata può richiedere risorse significative (integrazione, formazione) senza garantire risultati soddisfacenti. È pertanto importante stabilire obiettivi chiari sin da subito.

Tendenze da monitorare per il 2025

Il settore dei TMS sta evolvendo rapidamente per soddisfare le crescenti esigenze del mercato. Ecco le principali tendenze da tenere d’occhio:

• Intelligenza artificiale e machine learning: Per previsioni più accurate e un’ottimizzazione dinamica.
• Integrazione IoT: Sensori connessi per un monitoraggio dettagliato delle merci.
• TMS collaborativi: Rafforzamento degli scambi di dati tra partner logistici per una logistica più agile.
• Sostenibilità: Strumenti per calcolare l’impronta di carbonio e ottimizzare i tragitti per ridurre le emissioni.

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