In che modo pianificare e ottimizzare un giro di consegne con più tappe?

Pubblicato il 24 Ottobre 2023 • Tempo di lettura: 8 min read

Per i professionisti che effettuano consegne quotidiane, la chiave del successo sta in una buona organizzazione dei giri. Tuttavia, la pianificazione dei giri di consegna è solitamente un rompicapo, soprattutto per i manager che cercano di organizzare le pianificazioni manualmente! A volte sono necessarie diverse ore per classificare le varie tappe nell’ordine più adeguato.
Niente panico! Esistono diverse soluzioni logistiche che consentono di pianificare e ottimizzare in pochi minuti un giro di consegne con più indirizzi.
Scopri come utilizzarle al meglio per guadagnare tempo e risparmiare il più possibile.

Indice dei contenuti

• Step 1: raccogliere le informazioni essenziali per un giro di consegne di successo
• Step 2: scegliere un metodo di ottimizzazione dei giri adatto alle proprie esigenze
• Step 3: impostare il software di gestione dei giri in funzione dei propri vincoli professionali
• Step 4: pianificare o importare gli appuntamenti
• Step 5: ottimizzare e adeguare i giri di consegna
• E inoltre: riorganizzare le pianificazioni dei giri in tempo reale

La chiave per organizzare un giro di consegna con diverse fermate è l’utilizzo di un software innovativo. Per il direttore operativo, questa soluzione tecnica è una garanzia di risparmio di tempo e di ottimizzazione dei costi.

Step 1: raccogliere le informazioni essenziali per un giro di consegne di successo

Indipendentemente dal metodo di ottimizzazione selezionato, “manuale” o con un software, dovrai obbligatoriamente tenere conto di alcuni dati per pianificare un itinerario con più tappe.

I dati dei clienti

Per organizzare efficacemente i giri di consegna, è necessario disporre di dati affidabili e aggiornati per ogni cliente:

• Nome
• Numero di telefono
• Email
• Indirizzo preciso.

Ovviamente, queste sono solo le informazioni di base. Per evitare di perdere tempo sul campo, può essere utile aggiungere numerose altre informazioni, come gli orari di apertura o di presenza, le date delle ferie dei professionisti, ecc.

Le particolarità di ogni consegna

Per una pianificazione ottimale dei giri di consegna, è fondamentale tenere conto delle particolarità di ogni missione. I punti principali sono:

• Data, fascia oraria e durata previsionale.
• Competenze o abilitazioni necessarie: tipo di patente, trasporto di merce pericolosa, doppio equipaggio, ecc.
• Caratteristiche della merce da consegnare: quantità, peso, volume, numero di colli o di pallet, ecc.

Le risorse umane e i materiali disponibili

Per un risultato realistico, è obbligatorio aggiungere alla pianificazione informazioni quali:

• Gli orari di lavoro dei corrieri.
• I tempi di pausa obbligatori.
• Le assenze per malattia e le ferie.
• Il fermo di un veicolo in manutenzione o riparazione, ecc.

Step 2: scegliere un metodo di ottimizzazione dei giri adatto alle proprie esigenze

Una pianificazione efficace presuppone di scegliere a monte un metodo di creazione dei giri adatto.
Se devi organizzare una decina di interventi ogni giorno, un’organizzazione “manuale” con una mappa e un foglio di calcolo quale Excel può rivelarsi sufficiente. Per un numero maggiore di interventi, questo tipo di approccio è dispendioso in termini di tempo… ma soprattutto, in termini di soldi.

Ogni consegna mancata, per colpa di un errore di calcolo o perché il corriere non ha trovato nessuno, fa slittare i costi di gestione, senza possibilità di fatturazione supplementare.

Una buona organizzazione dei giri richiede dunque necessariamente un software di ottimizzazione delle consegne. Questi tool offrono un insieme completo di funzionalità che consentono di aumentare la produttività dei team sul campo in funzione della tua strategia.

I software di ottimizzazione dei giri: presentazione rapida

Oggigiorno ne esistono alcune decine. Alcuni software sono principalmente destinati alle grandi aziende. Altri, come AntsRoute, sono adatti alle piccole e medie imprese, nonché alla grande distribuzione.

La maggior parte di questi software è accessibile online, tramite internet o un’applicazione mobile, e prevede il pagamento di un semplice abbonamento mensile.
Questi tool hanno sicuramente un costo, da qualche decina a qualche centinaia di euro al mese, in funzione delle dimensioni dell’azienda. Tuttavia, il costo è rapidamente assorbito dai risparmi di tempo e di carburante che consentono di ottenere.

La regola d’oro: prima di impegnarsi è meglio provare il software!

La maggior parte delle aziende software propone un periodo di prova di qualche giorno. Questo periodo di prova, a volte gratuito, è ideale per scegliere la soluzione più adatta alla propria attività fra i numerosi software di ottimizzazione dei giri disponibili.

In funzione del profilo dei propri clienti, ogni azienda software sviluppa infatti diverse funzionalità specifiche. Per rispondere alle aspettative dei professionisti della consegna, il nostro software include, per esempio, alcune soluzioni efficaci che consentono di risparmiare tempo e ridurre i costi logistici:

• Massimizzazione del carico
• Comunicazione automatizzata con i conducenti e i clienti.
• Monitoraggio del giro in tempo reale, ecc.

Step 3: impostare il software di gestione dei giri in funzione dei propri vincoli professionali

Per organizzare in modo ottimale le varie tappe di un giro di consegne, i potenti algoritmi del nostro software calcolano e paragonano tutte le possibilità per poi proporre solo quella migliore.

Tuttavia, è necessario fare “capire” al software ciò che si intende per giro ideale, in funzione dei vincoli specifici del proprio settore di attività.
Niente panico, questa impostazione si effettua una sola volta a monte e, se lo desideri, con il supporto del nostro centro di assistenza.

Ecco alcuni dei numerosi parametri del nostro software sui quali puoi intervenire:

• Orari di lavoro e pause degli autisti.
• Orari di apertura o fasce di consegna richieste da ogni cliente.
• Luoghi di passaggio obbligatori, per esempio i punti di ritiro.
• Dimensioni, capacità di carico e autonomia di ogni veicolo: automobili, camion, cargo-bike, ecc.
• Indirizzi dei depositi o dei conducenti, se i veicoli sono parcheggiati a casa.
• Settorializzazione della zona di intervento, molto utile per i corrieri o i commerciali che lavorano in una specifica zona geografica.
• Durata o numero massimo di chilometri per ogni giro, ecc.

L’altra buona notizia è che oltre a questi vincoli specifici alla tua azienda, AntsRoute integra automaticamente le informazioni sul traffico e sui lavori trasmesse dalle applicazioni di navigazione (a scelta Waze o Google Maps).

Grazie a tutte queste informazioni e a una serie di calcoli molto complessi, il software propone giorno dopo giorno un giro di consegne efficace, ma anche realizzabile concretamente sul campo!

Step 4: pianificare o importare gli appuntamenti

Una volta effettuata questa impostazione iniziale, il tuo compito principale consiste nell’informare ogni giorni AntsRoute dei ritiri o delle consegne da pianificare. Anche in questo caso, i nostri sviluppatori hanno fatto il necessario per rendere questo passaggio rapido e adatto alla tua normale organizzazione di lavoro.

Per farla semplice, puoi scegliere fra 4 metodi di pianificazione dei giri. Se lo desideri, puoi anche abbinare questi metodi fra loro.

Soluzione 1: pianificazione delle consegne su chiamata in ingresso o in uscita

Puoi pianificare i tuoi appuntamenti man mano che ricevi le chiamate dai tuoi clienti.
Per ogni nuova consegna, ti basterà inserire le informazioni mancanti.
Può trattarsi di dati di base, quali il nome, l’indirizzo o il numero di telefono del cliente, o di dati più specifici, come la fascia oraria desiderata, la quantità o il peso della merce da consegnare, ecc.

A ogni chiamata, il software suggerisce le migliori fasce orarie di consegna in funzione degli appuntamenti già programmati.

Supponiamo che il tuo magazzino si trovi a Roma e che il tuo principale cliente richieda una consegna a Milano da effettuare due giorni dopo.
Per evitare di far circolare un camion mezzo vuoto su una distanza di 600 chilometri, il nostro software indicherà in priorità verso questo tragitto le nuove richieste situate fra queste due città. Ovviamente a condizione che la quantità di merce da consegnare lo consenta.

Soluzione 2: importazione degli appuntamenti dal proprio business software

Gestisci già i tuoi appuntamenti tramite un CRM o un business software? AntsRoute è in grado di sincronizzare automaticamente tali informazioni con un centinaio di tool, generici o specifici a un determinato settore di attività.

Sono possibili 3 tipi di connessione, in funzione della soluzione target e del tuo livello di conoscenza informatica:

• Un’integrazione diretta per tool molto usati quali WooCommerce, Prestashop, Odoo, Google Sheets, Google Agenda, ecc.
• Una connessione tramite Zapier, una soluzione accessibile senza bisogno di coding.
• Per gli sviluppatori, un’integrazione tramite il nostro API REST.

Per verificare se il tuo business software può comunicare in modo automatico con AntsRoute, contatta il nostro servizio clienti.

Soluzione 3: importazione di file Excel o CSV

Non puoi fare a meno del foglio di calcolo Excel? O desideri semplicemente esportare l’elenco delle consegne da pianificare dal tuo business software in questo formato? Nessun problema! Ti basterà importare il tuo file Excel in AntsRoute, inserendo in ogni colonna le informazioni pertinenti.

Ancora una volta, AntsRoute offre molta libertà per l’organizzazione dei giri. Puoi importare appuntamenti ricorrenti, con data fissa, con data di scadenza, ecc.

Soluzione 4: gestione degli appuntamenti tramite un sito di prenotazione

Quest’ultima soluzione permette ai tuoi clienti di prendere un appuntamento online, 24h/24 e 7gg/7 su un sito di prenotazione in white label.
Questi appuntamenti di consegna si aggiungono direttamente al nostro software.

In altre parole, AntsRoute fornisce una soluzione tecnica chiavi in mano e accessibile a tutti, anche senza particolari conoscenze informatiche. Non ti resta che impostare questo mini sito in funzione delle tue aspettative, ed eventualmente personalizzarlo con i tuoi colori.

Step 5: ottimizzare e adeguare i giri di consegna

Questo step è paradossalmente il più semplice; AntsRoute si occupa infatti di tutto, o quasi, in soli pochi secondi!

Dopo avere inserito nell’interfaccia tutte le informazioni per classificare e organizzare le tappe del giorno, il software ottimizza l’itinerario per ogni autista e ogni veicolo, in modo da soddisfare i tuoi obbiettivi:

• Massimizzare il carico verificando al contempo che il veicolo disponga di una capacità sufficiente per trasportare tutte le merci.
• Ridurre al massimo i chilometri percorsi fra le diverse tappe, e dunque i costi di gestione.
• Soddisfare i clienti che hanno richiesto fasce di orario di passaggio precise, ecc.

Al termine di questa fase di ottimizzazione, desideri modificare alcuni dettagli, come l’ordine di due tappe? Con un semplice drag and drop potrai riorganizzare il giro in modo che soddisfi le tue esigenze.

E inoltre: riorganizzare le pianificazioni dei giri in tempo reale

Nonostante il nostro software di ottimizzazione sia molto efficiente, sappiamo tutti che un giro di consegne si svolge raramente secondo quanto previsto. Assenza improvvisa, ingorghi, modifiche di itinerari durante il giro: gli ostacoli sulla strada della produttività sono numerosi!

Se necessario, AntsRoute ti consente di riorganizzare tutta o parte della programmazione del giro in tempo reale. Grazie alla geolocalizzazione e al monitoraggio in diretta degli autisti, puoi facilmente:

• Aggiungere una tappa per soddisfare una richiesta urgente.
• Modificare l’ordine dei punti di passaggio durante il giro.
• Assegnare le consegne a un altro autista, ecc.

Questo articolo ti ha dato voglia di saperne di più su AntsRoute, la nostra soluzione molto completa per la gestione dei ritiri e delle consegne? Per provare gratuitamente il nostro software e la nostra applicazione per 7 giorni, vai su questa pagina!