Come calcolare i costi di trasporto delle merci e ottimizzare la redditività?

Pubblicato il 18 Marzo 2025 • Tempo di lettura: 9 min read

Il trasporto incide fino al 25% sui costi logistici di un’azienda, eppure il 78% dei responsabili della logistica fatica a gestirli in modo efficace. Tra l’aumento dei prezzi del carburante, le normative sempre più stringenti e la pressione sui margini, stimare correttamente i costi di trasporto è diventato un fattore strategico.

Perché è così importante? Una valutazione imprecisa può compromettere la redditività, alterare i prezzi di vendita e rendere più complessa la gestione delle risorse. Se le aziende di trasporto dispongono generalmente di strumenti analitici avanzati, molte imprese per cui il trasporto non è il core business hanno una visione limitata delle proprie spese.

Questa guida ti fornirà un metodo chiaro e accessibile per valutare con precisione i costi di trasporto e individuare le leve di ottimizzazione.

Indice dei contenuti:

• Comprendere le componenti del costo di trasporto
• Le formule essenziali per calcolare i costi di trasporto
• I fattori chiave che influenzano i costi di trasporto
• Come calcolare i costi di trasporto?
• Strategie di ottimizzazione per ridurre i costi di trasporto
• Strumenti e soluzioni per semplificare il monitoraggio dei costi

Comprendere le componenti del costo di trasporto

Prima di ottimizzare le spese, è fondamentale comprenderne la struttura. Il costo del trasporto non si limita al carburante: include costi fissi, variabili e indiretti, che influenzano direttamente la redditività.

Costi fissi: spese imprescindibili

Queste spese rimangono costanti, indipendentemente dai chilometri percorsi o dal volume trasportato. Devono essere ripartite sull’intera attività:

• Ammortamento dei veicoli: Acquisto, noleggio a lungo termine o leasing.
• Assicurazioni e tasse: Responsabilità civile, tassa di possesso, contributi ambientali.
• Stipendi dei conducenti: Indipendenti dal numero di consegne effettuate.

Costi variabili: legati all’operatività quotidiana

A differenza dei costi fissi, queste spese variano in base all’utilizzo dei veicoli e al volume di attività.

• Carburante: Una delle principali voci di spesa.
• Manutenzione e riparazioni: Pneumatici, cambi d’olio, componenti meccaniche, revisioni.
• Pedaggi e spese accessorie: Costi aggiuntivi per tratte a lunga percorrenza o zone a traffico limitato.

Costi indiretti: spesso sottovalutati

Pur essendo meno evidenti, questi costi incidono sul budget dedicato al trasporto:

• Spese amministrative: Pianificazione dei percorsi, gestione delle fatture e delle controversie.
• Gestione della flotta: Costi dei software di monitoraggio, formazione dei conducenti, rinnovo delle attrezzature.
• Costi nascosti: Ritardi nelle consegne, insoddisfazione dei clienti, turnover dei conducenti.

Le formule essenziali per calcolare i costi di trasporto

Dopo aver identificato le diverse voci di spesa, come quantificare con precisione i costi di trasporto? Esistono diversi metodi di calcolo, adattabili in base al livello di precisione richiesto e al tipo di attività.

La formula base: semplice ed efficace

Il metodo più utilizzato consiste nel sommare i costi fissi e i costi variabili:
Costo totale = Costi fissi + Costi variabili

Perché utilizzarla? Ideale per una prima stima, questo metodo è particolarmente adatto alle piccole imprese che desiderano valutare rapidamente le proprie spese complessive.

Calcolo del costo per chilometro: misurare l’efficienza dei percorsi

Questo indicatore consente di determinare il costo medio di un tragitto e di individuare possibili aree di ottimizzazione.
Formula:
Costo per chilometro = Costo totale / Numero totale di chilometri percorsi

Prendiamo un esempio concreto: Se il tuo costo totale mensile è di 10.000€ e hai percorso 4.000 chilometri, il tuo costo per chilometro sarà di 2,50€/km (10.000€ / 4.000 km = 2,50€/km).

Calcolo del costo per tonnellata-chilometro: l’indicatore chiave per le merci pesanti

Per le aziende che trasportano carichi pesanti, è utile includere il peso trasportato nell’analisi dei costi.
Formula:
Costo per tonnellata-chilometro = Costo totale / (Numero totale di tonnellate trasportate × Distanza in chilometri)

Un esempio concreto: Se il tuo costo totale è di 2.000€, hai trasportato 50 tonnellate per una distanza di 200 chilometri, allora il tuo costo per tonnellata-chilometro sarà di 0,20€/tonnellata-km (2.000€ / (50 tonnellate × 200 km) = 0,20€/tonnellata-km).

Perché utilizzarla? Questo indicatore è essenziale per valutare la redditività dei trasporti su lunghe distanze e per negoziare al meglio le tariffe con i clienti o i trasportatori.

Ora che le basi del calcolo sono chiare, è il momento di approfondire i fattori che influenzano i costi.

I fattori chiave che influenzano i costi di trasporto

Il costo del trasporto dipende da molti elementi, ben oltre il solo prezzo del carburante. Ecco i principali aspetti da considerare:

• Distanza e itinerario: Oltre ai chilometri percorsi, anche il traffico, la conformazione del terreno e i pedaggi incidono sui costi. Un percorso autostradale, pur più costoso in termini di pedaggi, può risultare più economico in carburante rispetto a una strada secondaria più lunga e tortuosa.
• Peso e volume delle merci: Un carico pesante aumenta il consumo di carburante, mentre una disposizione inefficiente riduce la capacità di trasporto e può richiedere viaggi aggiuntivi.
• Tipologia di merci: Prodotti pericolosi, refrigerati o fragili necessitano di attrezzature specifiche e coperture assicurative adeguate, aumentando i costi complessivi.
• Esigenze dei clienti: Tempi di consegna ristretti, finestre orarie rigide e spedizioni multiple possono incidere notevolmente sui costi. L’uso di strumenti come AntsRoute aiuta a ridurre queste complessità e a migliorare l’efficienza.
• Tipologia di veicolo: Il peso, l’età e l’idoneità del veicolo rispetto alle merci trasportate influiscono sui costi. Un modello recente o elettrico può garantire risparmi significativi nel lungo termine.
• Vincoli normativi: Le zone a basse emissioni, le limitazioni di peso e i tempi di guida spesso comportano costi aggiuntivi da non sottovalutare.
• Costi nascosti: Lo stress e l’assenteismo dei conducenti, un elevato turnover o la perdita di clienti a causa di ritardi incidono direttamente sulla redditività.
• Altri fattori: La stagionalità, i giorni festivi e le condizioni meteorologiche avverse influenzano anch’essi i costi logistici.

Come calcolare i costi di trasporto?

Determinare con precisione i costi di trasporto non si riduce a una semplice formula. Si tratta di un processo strutturato, basato su diverse fasi fondamentali.

Fase 1: Raccolta dei dati

Un’analisi efficace si basa su dati precisi e completi. Ecco le informazioni fondamentali da raccogliere:

• Dati sulla flotta: Numero di veicoli, tipologia, consumo medio.
• Chilometraggio annuo: Totale percorso per veicolo o per itinerario.
• Costi fissi e variabili: Stipendi dei conducenti, manutenzione, carburante, pedaggi…
• Tariffe dei trasportatori (in caso di subappalto): Costo al km, spese annesse.
• Tasso di riempimento e volume trasportato: Indispensabile per perfezionare i calcoli.

☝️ Strumento raccomandato: Un software di gestione dei percorsi come AntsRoute permette di automatizzare la raccolta dei dati e di fornire analisi dettagliate.

Fase 2: Analisi dei costi fissi

Dopo aver raccolto i dati, è essenziale isolare e distribuire i costi fissi, che rappresentano circa il 30% dei costi di trasporto.

In che modo calcolarli?

1. Somma tutti i costi fissi annuali.
2. Dividi il totale per il numero di giorni di utilizzo dei veicoli per ottenere un costo fisso giornaliero.
3. Distribuisci questi costi per veicolo, per mese o per centro di costo.

Esempio : Un’azienda con 400.000€ di costi fissi annui e 2.000 giorni di utilizzo avrà un costo fisso giornaliero di 200€ (400.000€/2.000).

Fase 3: Valutazione dei costi variabili

Monitorare i costi variabili è fondamentale per prevedere le fluttuazioni e adeguare le tariffe di conseguenza.

1. Monitoraggio del carburante: Registra il consumo e il costo per ogni tragitto.
2. Controllo delle spese di manutenzione: Conserva le fatture e i dettagli degli interventi effettuati.
3. Stima dei costi di pedaggio: Utilizza strumenti online per calcolare i pedaggi previsti.

Esempio: Per un tragitto di 500 km, il costo del carburante potrebbe ammontare a 200€, a cui si aggiungono 40€ di pedaggi e 20€ di manutenzione stimata, per un totale di 260€ di costi variabili.

Fase 4: Calcolo del costo totale e per unità

Una volta determinati i costi fissi e variabili, è possibile calcolare il costo totale e il costo per unità utilizzando le formule menzionate in precedenza.

Formule:

• Costo totale = Costi fissi + Costi variabili
• Costo per chilometro = Costo totale / Numero di chilometri percorsi
• Costo per tonnellata-chilometro = Costo totale / (Numero di tonnellate trasportate × Distanza in chilometri)

Esempio: 200€ (costi fissi giornalieri) + 260€ (costi variabili) = 460€.

☝️ Consiglio: Organizza i dati in tabelle per semplificare l’analisi e il monitoraggio dei costi.

Il calcolo dei costi è il primo passo fondamentale… ma ottimizzare il trasporto è ancora più strategico! Vediamo ora le migliori pratiche per ridurre le spese.

Strategie di ottimizzazione per ridurre i costi di trasporto

Ecco le migliori pratiche per ottimizzare le spese:

Ottimizzare gli itinerari

Un percorso mal pianificato porta a un consumo eccessivo di carburante, perdite di tempo e un’usura accelerata dei veicoli.

• Utilizzare un software di ottimizzazione dei percorsi: AntsRoute calcola automaticamente il tragitto più breve in base ai vincoli (consegne, orari e restrizioni stradali).
• Evitare le zone di congestione: Anche senza un software dedicato, strumenti come Google Maps o Waze permettono di identificare gli itinerari più rapidi ed evitare il traffico. Quest’ultimo aumenta il consumo di carburante e i tempi di attesa dei conducenti.
• Settorializzare i percorsi: Assegnare zone specifiche ai conducenti riduce i chilometri inutili.

Massimizzare il tasso di riempimento

Un camion poco carico ha un costo per chilometro più elevato. Sfruttare meglio lo spazio disponibile consente di ridurre i costi unitari per consegna.

• Consolidare le spedizioni: Raggruppare più consegne aiuta a limitare i tragitti superflui.
• Utilizzare veicoli adatti: Per le consegne locali, un furgone è più conveniente rispetto a un camion sottoutilizzato.
• Condividere i flussi logistici: Collaborare con altri trasportatori permette di ottimizzare i carichi ed evitare viaggi di ritorno a vuoto.

Ridurre il consumo di carburante

• Formare i conducenti alla guida ecologica: Uno stile di guida fluido, senza brusche accelerazioni e con un uso ottimale del freno motore consente un significativo risparmio di carburante.
• Monitorare i consumi: Un sistema di controllo delle prestazioni dei conducenti aiuta a individuare le aree di miglioramento.
• Manutenzione regolare dei veicoli: Una manutenzione preventiva consente di mantenere l’efficienza energetica dei mezzi e di evitare guasti costosi.

Digitalizzare la gestione dei trasporti

L’uso di strumenti digitali permette di centralizzare le informazioni, automatizzare i processi e ridurre gli errori umani.

• TMS (Transport Management System): Un software per la gestione dei flussi logistici facilita la pianificazione e l’analisi delle prestazioni.
• Monitoraggio in tempo reale: GPS, tracking dei veicoli e applicazioni mobili consentono di ottimizzare i percorsi in tempo reale.
• Analisi dei costi: Soluzioni come AntsRoute calcolano in tempo reale il costo dei percorsi e identificano le aree di ottimizzazione.

Strumenti e soluzioni per semplificare il monitoraggio dei costi

Il calcolo e il controllo dei costi di trasporto possono rapidamente diventare complessi e dispendiosi in termini di tempo. Per questo motivo, invece di effettuare questi calcoli manualmente, è consigliabile affidarsi a strumenti specializzati.

Fogli di calcolo dedicati: Una soluzione semplice e accessibile

Se sei agli inizi o gestisci una piccola azienda, strumenti come Excel o Google Sheets rappresentano un’opzione indispensabile per organizzare e analizzare i dati in modo efficace.

• Modelli preconfigurati: Disponibili online, spesso gratuiti o a basso costo, questi strumenti includono formule preimpostate per calcolare i costi fissi, i costi variabili e il costo per chilometro.
• Funzionalità avanzate: Grafici, tabelle pivot e funzioni di calcolo avanzate offrono una visualizzazione chiara e dettagliata dei dati.

☝️ Una soluzione ideale per un primo monitoraggio manuale, prima di passare a un sistema automatizzato!

Software TMS: Una gestione ottimizzata dei trasporti

I TMS sono soluzioni avanzate che consentono una gestione completa dei costi e l’ottimizzazione dei flussi logistici.

• Centralizzazione dei dati: Costi, itinerari, veicoli, conducenti e clienti riuniti in un’unica piattaforma.
• Automazione dei calcoli: Meno inserimenti manuali, meno errori e un notevole risparmio di tempo.
• Monitoraggio in tempo reale: Supervisione continua dei costi con la possibilità di intervenire immediatamente in caso di imprevisti.
• Analisi delle performance: Report dettagliati e dashboard intuitive per individuare le aree di miglioramento.

☝️ AntsRoute contiene una funzionalità che consente di calcolare il costo dei percorsi, il prezzo e il margine.

AntsRoute: Un potente strumento per ottimizzare i costi di trasporto

Adottare AntsRoute significa ridurre in modo significativo i costi operativi.

• Meno chilometri, più risparmio: I team mobili dei clienti di Ocean Orange Business Services hanno ridotto del 20% le distanze percorse con una conseguente diminuzione del 35% dei costi sociali e ambientali.
• Maggiore produttività e costi sotto controllo: Help Air à Domicile ha registrato un incremento della produttività tra il 15 e il 30%, ottimizzando i costi e riducendo le emissioni di CO₂.
• Gestione più efficiente e dati precisi: Per Licorne Express, il software ha rivoluzionato la gestione delle consegne. Secondo la sua fondatrice, Maïté Galou, AntsRoute fornisce una visione completa delle prestazioni, come il numero di consegne all’ora per ogni corriere, facilitando così il processo decisionale.

Agisci oggi stesso:

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