De voordelen van een TMS voor jouw transportbedrijf

Gepubliceerd op 23 april 2025 • Afspeeltijd: 8 min read

Als transportbedrijf ben je voortdurend op zoek naar optimalisatie van de bezorgprocessen. Het verminderen van het aantal afgelegde kilometers, het optimaliseren van laden en afleveren, het beperken van lege kilometers, het halen van deadlines, het verlagen van logistieke kosten: allemaal zaken waar je aandacht aan moet besteden. Nu overweeg je voor een transport management software TMS (Transport Management System) te kiezen om deze processen beter te beheren.

Dan is dit artikel voor jou. Wij beantwoorden je belangrijkste vragen:

• Wat is TMS-transportsoftware en hoe werkt het?
• Waarom een TMS gebruiken om leveringen te optimaliseren?
• De essentiële criteria voor het kiezen van een TMS dat is aangepast aan jouw bedrijf
• 5 best practices voor een succesvolle implementatie

1. Wat is TMS-software en hoe werkt het?

TMS (Transport Management System) is een tool, software die is ontworpen om het beheer van het goederenvervoer te perfectioneren.

Met TMS kunnen managers hun transportactiviteiten in real-time plannen, uitvoeren, verbeteren en monitoren. Het centraliseert alle transportdata en helpt hen elke dag hun bedrijf te managen, met 2 hoofddoelstellingen voor ogen: het optimaliseren van hun leveringen en het verlagen van hun logistieke kosten.

Er zijn verschillende soorten TMS, aangepast aan de specifieke behoeften van bedrijven, of het nu gaat om vervoerders, verladers of distributeurs.

• Shipper TMS genereert transportopdrachten en helpt bij het kiezen van je vervoerder.
• Carrier TMS (TMS voor dienstverleners) beheert transportopdrachten, plant en factureert deze.

Deze tools hebben een aantal overeenkomstige functionaliteiten, maar ook functionaliteiten die specifiek zijn voor de charter- of transportberoepen.

In dit artikel zullen we ons concentreren op TMS voor carriers. Deze TMS voor dienstverleners zijn gericht op transportbedrijven, maar ook op bedrijven waarbij bezorging een centrale rol speelt, zoals de levering van maaltijden aan huis of van medische apparatuur.

Onder de 6 belangrijkste kenmerken van een transport-TMS vinden we:

De 6 belangrijkste kenmerken van een transport-TMS.

1. Order- en kostenbeheer: De software centraliseert klantinformatie en -aanvragen, integreert met je bestaande ERP en CRM, berekent tarieven, houdt je transportkosten bij en automatiseert de facturering.
2. Wagenparkbeheer en toewijzing van transportopdrachten: Het transport-TMS wijst voertuigen en chauffeurs automatisch toe op basis van de beschikbare middelen en leveringsbeperkingen (volume, gewicht, deadline, locatie, enz.)
3. Planning van ophaal- en afleveroperaties: De transportsoftware plant en optimaliseert de routes om levertijden en -kosten te verminderen.
4. Real-time volgen: Het houdt toezicht op de uitvoering van transportopdrachten en zorgt voor een nauwkeurige tracking van je voertuigen.
5. Genereren van transport- en trackingdocumenten: Het vergemakkelijkt administratief en commercieel beheer en garandeert de naleving van de regelgeving van transportdocumenten.
6. Analyse van de prestaties: Het biedt je belangrijke indicatoren (KPI’s) en dashboards om je efficiëntie te verbeteren en je kosten te verlagen (kosten per gewicht of per km, statistieken per chauffeur, ecologische voetafdruk, enz.)

Niet alle TMS’en bieden al deze functies. Sommigen zijn bijvoorbeeld meer tevreden met het opmaken van routes dan met het optimaliseren ervan. Omgekeerd integreert software die gespecialiseerd is in route-optimalisatie, zoals die van AntsRoute, geleidelijk functionaliteiten die dicht bij die van een TMS liggen.

Sommige TMS’en omvatten ook het beheer van multimodaal vervoer (weg, lucht, rivier of spoor), hoewel het goederenvervoer over de weg in Frankrijk nog steeds overheersend is, goed voor bijna 90% van het vervoerde volume.

Kijk dus goed naar de aangeboden functies bij het kiezen van je TMS. Aan het einde van dit artikel vertellen we je er meer over.

TMS-software genereert kosten, maar optimaliseert de productiviteit en rentabiliteit.

2. Waarom een TMS gebruiken om je leveringen te optimaliseren?

Hoewel het gebruik van TMS-software onvermijdelijk extra kosten met zich meebrengt, biedt het toch een aanzienlijk aantal voordelen die positieve invloed hebben op zowel productiviteit als winstgevendheid.

Verlaag de kosten en verbeter de rentabiliteit

Een van de belangrijkste voordelen van een TMS is de verlaging van de logistieke kosten voor al je ritten.

Het doet dit met geavanceerde routeplanning en intelligente toewijzing van middelen.

Het wijst automatisch voertuigen en chauffeurs toe op basis van beschikbaarheid, leveringsbeperkingen en vulgraad van vrachtwagens, om zo een geoptimaliseerd transportplan op te stellen, het vullen van je voertuigen te verbeteren en lege ritten te voorkomen. Met gebruik van geavanceerde algoritmen selecteert het de kortste, meest economische en minst vervuilende routes, rekening houdend met verkeersomstandigheden, wegbeperkingen, tolkosten en leveringsbeperkingen.

Deze wereldwijde optimalisaties helpen je brandstofverbruik te verminderen en het gebruik van je voertuigen te verhogen, terwijl het je impact op het milieu minimaliseert.

Transportroutes optimaliseren op AntsRoute.

Verbeterde monitoring en transparantie

Betrouwbaarheid is een belangrijke maatstaf voor de duurzaamheid van contracten en het verkrijgen van nieuwe. Dat hangt af van het vertrouwen dat je uitstraalt, dat je leveringsdeadlines moet halen en dat je bij elke stap duidelijk moet communiceren: je klanten moeten precies weten wanneer en hoe hun goederen worden geleverd.

Een TMS biedt geavanceerde real-time trackingmogelijkheden. Je hebt hierdoor meer controle over de gehele transportactiviteiten.

De GPS-volgsystemen van je voertuigen integreren met TMS. Zo kun je de voortgang van de leveringen nauwkeurig volgen en automatische waarschuwingen ontvangen in geval van vertragingen, afwijkingen of onvoorziene gebeurtenissen. Dit is niet alleen handig om planningen snel aan te passen als dat nodig is, maar ook om stipt te communiceren met je klanten en partners.

Transport Management Software biedt meestal een gedetailleerde monitoring van de statussen van orders, alsook de mogelijkheid om automatische meldingen te verzenden. Hierdoor kunnen je klanten in real-time worden gewaarschuwd over de status van hun levering, waardoor vertrouwen en loyaliteit worden opgebouwd.

AntsRoute link waarmee klanten hun leveringen online kunnen herplannen en volgen.

Tijdsbesparing en procesautomatisering

Maar daar houden deze voordelen niet op. De invoering van een TMS maakt het ook mogelijk om de tijd die wordt besteed aan administratieve taken (orderbeheer, planningen, berekening van transportkosten, facturering, genereren van transportdocumenten) aanzienlijk te verminderen en menselijke fouten, die aanzienlijke kosten met zich meebrengen, te voorkomen. Om nog maar te zwijgen van de vertragingen in de leveringen en de vermeden boetes, dankzij een beter beheer van de planning.

TMS-software registreert ook alle gegevens m.b.t. de verzendingen, waardoor volledige traceerbaarheid van je transportactiviteiten in één software wordt gegarandeerd. Dit is een zeer waardevolle hulp voor het beheer van audits en je wettelijke verplichtingen.

Door tijdrovende taken te elimineren, processen te documenteren en te versnellen, stelt TMS een transportbedrijf zoals het jouwe in staat om efficiënter en concurrerender te worden.

De 3 redenen om TMS software te gebruiken.

3. De essentiële criteria voor het kiezen van een TMS (Transport Management Software) dat is aangepast aan jouw bedrijf

Compatibiliteit met bestaande tools

Een effectief TMS moet naadloos integreren met bestaande oplossingen, zoals je bestaande ERP (bedrijfsbeheer), CRM (klanttracking) en GPS-trackingsysteem. Zorg ervoor dat een koppeling tenminste mogelijk is via een API (Application Programming Interface). Deze onderlinge verbinding zorgt voor een soepel beheer van informatie en voorkomt duplicaten en transcriptiefouten.

Gebruiksgemak en teamtraining

Als een software te moeilijk is, kan dat zijn effectiviteit belemmeren. Controleer vooraf of de interface voldoende intuïtief is en vergeet niet om vooraf training te geven, zodat je teams er snel mee aan de slag kunnen.

Flexibiliteit en aanpasbaarheid aan specifieke behoeften

De behoeften variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Een TMS moet overeenkomen met je huidige behoeften, maar moet ook met je bedrijf mee kunnen groeien. Neem de tijd om de functies te analyseren die je op korte en middellange termijn echt nodig hebt en vergelijk ze met de functies die beschikbaar zijn.

Beveiliging van data en naleving van regelgeving

Je verwerkt zowel de gegevens van je klanten als die van eindgebruikers. Je bent daarom verplicht om hun gegevens te beschermen. Vergeet niet na te gaan of het TMS dat je kiest, je in staat stelt om gemakkelijk te voldoen aan de geldende beveiligingsnormen en voorschriften, zoals de AVG.

Prijs

De prijzen variëren sterk van software tot software. In het bijzonder zul je moeten kiezen tussen een licentie of een software in SaaS-modus die in de cloud wordt gehost voor een abonnement. Als je voor de licentie kiest, verwaarloos dan de kosten van onderhoud en updates niet. We hebben een artikel geschreven dat specifiek ingaat op de tarieven en op de kostenverschillen tussen deze 2 modellen.

De 5 essentiële criteria voor het kiezen van de geschikte TMS-software voor transportbeheer voor uw bedrijf.

4. Implementatie en best practices voor een succesvolle integratie van een TMS

Om te voorkomen dat je je vergist bij de keuze van je TMS, raden wij je aan deze stappen te volgen

1. Evaluatie van de behoeften: definieer nauwkeurig je verwachtingen, je doelstellingen, je beperkingen en alle functionaliteiten die je echt nodig hebt.
   Rondeplanning neemt te veel tijd in beslag, je klanten bellen voortdurend om te horen hoe het met hun leveringen staat, je personeel is zeer terughoudend om complexe IT-tools te gebruiken, enz.
   Je moet je lerverrondes sneller plannen, met een betere traceerbaarheid en informatie die automatisch naar klanten wordt gestuurd, maar zonder dat de tool moeilijk te gebruiken is voor je teams.
2. TMS-selectie: kies een software op basis van de behoeften en criteria die in de eerste fase daadwerkelijk zijn vastgesteld. Wees waakzaam over de gebruiksvriendelijkheid van de software en de niet-verplichte opties die het gebruik kunnen bemoeilijken en de factuur kunnen verhogen. Je kunt het beste software kiezen die geschikt is voor jouw branche.
3. Integratie en testen: Controleer of je de software kunt testen of vraag vooraf een demo aan. Zorg ervoor dat je de benodigde data specificeert, wat configureerbaar is en wat je wel of niet kunt aanpassen aan je bedrijf. Integreer vervolgens je data en test de tool in je bedrijf om de goede werking ervan te valideren, voordat je de software beschikbaar stelt aan het hele team.
4. Teamtraining: Vergeet niet om deze trainingsfase goed te plannen en vooraf te informeren naar de hulp die je kunt krijgen indien nodig (chatbot, live hulp na verkoop, garanties in geval van pech, enz.). Dit bespaart je later een hoop problemen.
5. Monitoring en continue verbetering: Na de test- en trainingsfase kan alleen live gebruik de geschiktheid van de software aantonen. Indien nodig, vraag om aanpassingen. Vergeet niet om dit punt vooraf met de uitgever te bespreken. Het effectieve gebruik van de software stelt je ook in staat om jouw prestaties (levertijden, foutenpercentage, klanttevredenheid) te controleren en te evalueren, en indien nodig je bedrijfsprocessen te verbeteren.

De 5 best practices voor een succesvolle integratie van uw TMS.

Het aanschaffen en gebruiken van TMS-transportbeheersoftware is een strategische zet voor elk transportbedrijf dat zijn leveringen wil optimaliseren, zijn logistieke kosten wil verlagen en zijn klanten een kwaliteitsvolle service wil bieden. Door de juiste TMS- of routeoptimalisatiesoftware te kiezen en de beste implementatiepraktijken te volgen, kun je de logistiek omzetten in een concurrentievoordeel. Bij AntsRoute staan we tot je beschikking om je hierbij te helpen.