Multi-brand vervoerders: waarom je rondes niet langer afhankelijk zouden moeten zijn van Excel

Gepubliceerd op 15 oktober 2025 • Afspeeltijd: 9 min read

Excel regeerde lange tijd oppermachtig over leveringsschema’s. Praktisch, gratis en naar believen aanpasbaar, het was meer dan genoeg om een paar dagelijkse rondes te organiseren. Maar naarmate de activiteit toeneemt, wordt alles ingewikkelder. De bestanden vermenigvuldigen zich, de fouten ook. En als je meerdere merken moet beheren (doe-het-zelf, huishoudelijke apparaten, meubels) met elk hun eigen regels, schema’s en magazijnen… dan toont Excel al snel zijn grenzen. Als gevolg hiervan worden de dagen langer, worden fouten herhaald en lijden de prestaties hieronder. Toch blijven veel vervoerders vertrouwen op Excel, uit gewoonte of angst voor verandering.

Maar de tijden zijn veranderd en efficiëntie is niet langer een optie. Het automatiseren van de rondeplanning is nu een voorwaarde om concurrerend te blijven: minder fouten, betrouwbaarder, meer gemoedsrust voor zowel bedrijfsleiders als voor chauffeurs.

Wat als het tijd was om Excel in de ban te doen? Laten we samen uitzoeken waarom en hoe we deze stap kunnen zetten, dankzij een platform dat is ontworpen voor professionals in het transport: AntsRoute.

Artikel samenvatting:

• De beloften van Excel (en waarom deze niet meer voldoen)
• De 4 signalen dat je de limieten van spreadsheets hebt
• Automatiseren: Neem de controle over je planningen terug
• Van Excel naar een SaaS-oplossing zoals AntsRoute: een eenvoudige en natuurlijke overgang

De beloften van Excel (en waarom deze niet meer voldoen)

Laten we eerlijk zijn: Excel heeft duizenden vervoerders prima bediend. Jarenlang was het het Zwitserse zakmes waarmee je alles kon doen: plannen, aanpassen, controleren. Je kon schema’s met de hand maken, deze waar nodig direct aanpassen en de rondes volgen in een eenvoudige tabel. De droom… Totdat de logistieke realiteit de spreadsheet inhaalde.

Belofte nr. 1: “Het is gratis en flexibel.”

Alleen in uiterlijk. Achter elke cel zitten uren van handmatige invoer, kruiscontroles en het risico op fouten. De verborgen kosten van Excel zijn vertragingen, duplicaten, vergissingen, onnodige kilometers en ontevreden klanten. Een financieel gewin op korte termijn, maar een verlies aan productiviteit op de lange termijn.

Belofte nr. 2: “Ik houd de controle over mijn planning.”

Dit is waar, maar tegen welke prijs? Bij Excel hangt alles vaak af van één persoon, de bediener. De kleinste verandering wordt een collectieve hoofdpijn: het is onmogelijk om een gemeenschappelijke visie te delen of om realtime monitoring te hebben. En wanneer een levering wordt geannuleerd of een voertuig pech krijgt, valt de hele planning uit elkaar.

Belofte nr. 3: “Het is gemakkelijk te veranderen.”

Ja… Totdat je meerdere merken, magazijnen en soorten diensten beheert. Op dit punt wordt de spreadsheet een echt mijnenveld: de kleinste fout in de formule kan een hele dag levering blokkeren. We zijn allemaal bekend met dat beroemde “Planning_definitief_v4_definitief(3).xlsx”-bestand. Als je hierom lacht, weet je al dat het tijd is om verder te gaan.

De 4 signalen dat je de limieten van spreadsheets hebt

Denk je dat Excel nog steeds goed genoeg voor je is? Als je ten minste twee van deze signalen herkent, is het waarschijnlijk tijd om een geschiktere tool te gebruiken.

1. Je jongleert tussen tien verschillende bestanden

Een voor merk A, een andere voor merk B, een derde voor de ronde van de maandag… En niemand weet echt welke up-to-date is. Zolang je chauffeurs een dozijn leveringen doen, is alles in orde. Maar zodra je meer dan enkele tientallen rondes hebt, en vooral als je meerdere merken parallel beheert, wordt het ingewikkeld. Tabbladen stapelen zich op, filters vermenigvuldigen zich, last-minute aanpassingen blazen formules op.

2. Menselijke fouten nemen toe

Een cel verplaatst, een formule gewist, een “kopieer en plak” slecht geplaatst… En nu bevindt een chauffeur zich met twee leveringen tegelijk, 40 km uit elkaar. Deze fouten lijken triviaal op papier, maar in de praktijk zijn ze duur: extra kilometers, vertragingen, stress en zelfs boetes die door partnermerken in rekening worden gebracht. Hoe meer de volumes toenemen, hoe meer risico op fouten. Elke handmatige invoer is een kans om fouten te maken.

3. Je reageert niet snel genoeg op het onverwachte

Te laat komers, afwezigheid, last-minute noodgeval… Met Excel betekent elke verandering dat je alles opnieuw moet berekenen. Ondertussen wachten chauffeurs, worden klanten ongeduldig en rijzen de kosten de pan uit.

“Zodra een chauffeur te laat was, zaten we de hele dag aan de telefoon om de verdere leveringen opnieuw in te plannen.” Deze getuigenis wordt vaak gehoord door de transporteurs die naar AntsRoute zijn gekomen. Tegenwoordig is een simpele klik voldoende om een ronde aan te passen: chauffeurs worden in realtime op de hoogte gebracht en klanten ontvangen automatisch een melding.

4. Je berekent blindelings je kosten en marges

Excel berekent niet automatisch de kosten van een ronde, noch de winstgevendheid per klant of per merk. Het is onmogelijk om onrendabele ritten, stilstand of prestatieverschillen tussen chauffeurs te identificeren. Je stuurt op gevoel, niet op data.

Automatiseren: Neem de controle over je planningen terug

Automatiseren gaat niet over het verliezen van de controle, het gaat over het terugnemen ervan. In een bedrijf waar onvoorziene gebeurtenissen aan de orde van de dag zijn, kun je met rondeoptimalisatiesoftware zoals AntsRoute overgaan van een geforceerde organisatie naar een vloeiende en reactieve planning. In een vorig artikel legden verschillende vervoerders die voor Leroy Merlin leveren uit hoe AntsRoute het hen mogelijk maakt om fouten te verminderen, sneller te plannen en meerdere uren per dag te besparen.

Geoptimaliseerde rondes in slechts enkele klikken

Geen Excel-formules en lange bestanden meer. AntsRoute wijst elke levering automatisch toe aan de juiste chauffeur, rekening houdend met alle beperkingen van je bedrijf: leveringsgebieden, klantschema’s, voertuigcapaciteiten, specifieke vaardigheden of diensttypen.
☝️ Voorbeeld: Een klant heeft gekozen voor een “Levering + de service installatie/montage”. Dankzij de functie Type dienst wijst de software de opdracht toe aan een chauffeur die is opgeleid in de installatie en past automatisch de interventietijd aan.

Voor complexere operaties biedt AntsRoute de functie Pickup & Delivery, die de laadfasen in verschillende magazijnen of bij verschillende winkels beheert, met respect voor de capaciteit van elk voertuig. Het resultaat: geoptimaliseerde rondes, uitgebalanceerde rondes en geen overbelasting. Niet slecht, toch?
“Het gebruik van de software heeft ook de verdeling van de lading per vrachtwagen verbeterd, waardoor de laadproblemen aanzienlijk zijn verminderd.” Bryan Vanderghoote, La Brigade des Transports

Vanaf de eerste planning houdt AntsRoute rekening met alle variabelen die in Excel vaak over het hoofd worden gezien (laadcapaciteit, dichtheid, assemblagebeperkingen, enz.) om fouten vanaf het begin te voorkomen.

Snelle, foutloze planning

Vóór AntsRoute waren beheerders uren bezig met het controleren, corrigeren en opnieuw samenstellen van hun rondes. Nu is alles in een paar minuten gedaan:
“Dankzij de geavanceerde mapping van AntsRoute kan ik rondes in slechts 5 minuten plannen, waar ik eerst 1-2 uur nodig had.” – Rukundo Innocent, Rukundo Trans

Het algoritme corrigeert automatisch onjuiste adressen of postcodes, een van de klassieke valkuilen van Excel.

Onmiddellijke aanpassingen in geval van onverwachte gebeurtenissen

Een vrachtwagen die te laat is? Een klant afwezig? Een spoedbestelling die op het laatste moment is toegevoegd? Met Excel breekt paniek uit. Met AntsRoute wordt de ronde binnen enkele seconden automatisch gereorganiseerd. Je chauffeurs ontvangen de realtime update op hun mobiele app en de klanten worden direct op de hoogte gebracht.
“Automatische meldingen, vergezeld van foto’s, contactgegevens van klanten, handtekeningen en eventuele opmerkingen, zorgen voor totale transparantie. Leroy Merlin en hun eindklanten kunnen de status van hun leveringen live bekijken” – Franck Dalet, Transport Dalet

En om verder te gaan, kunnen je klanten op de AntsRoute-boekingssite hun bezorgtijd online kiezen. In het geval van een onvoorziene gebeurtenis wordt er automatisch een bevestigings- of herschikkingslink naar hen verzonden. Het resultaat: minder afwezigheden, minder telefoontjes en een betere klantbeleving.

Data om te sturen, niet alleen om te plannen

Met AntsRoute stopt de planning niet bij rondeoptimalisatie, het is een echt managementtool. De software berekent automatisch de kosten per ronde, de afgelegde afstanden, je winstgevendheid per merk en de werkdruk van je chauffeurs.
“Met AntsRoute kunnen we het brandstofverbruik, het aantal gereden kilometers, mislukte leveringen, statistieken per winkel, geleverd gewicht, het aantal opgegane etages en gemaakte facturen analyseren. Deze informatie stelt ons in staat om te anticiperen op de behoeften in het hoogseizoen en het beheer van ons bedrijf te verbeteren.” – Raphaël Blandin, Transport Freeman

Dankzij de automatische kostencalculatie kun je je marges per merk bijhouden en je partners nauwkeurig factureren.

De dashboards brengen al je belangrijkste KPI’s samen: slagingspercentage, geleverd volume, afgelegde kilometers, wachttijd, brandstofverbruik en productiviteit van het team. In één oogopslag heb je een volledig en gekwantificeerd beeld van je prestaties.

Van Excel naar een SaaS-oplossing zoals AntsRoute: een eenvoudige en natuurlijke overgang

Vrees niet, Excel verlaten betekent niet dat je helemaal opnieuw moet beginnen. Vervoerders die hun planning digitaliseren, merken dat ze dit soepel kunnen doen, zonder hun organisatie te verstoren.

Eenvoudige migratie zonder dataverlies

Je Excel-bestanden gaan niet verloren, integendeel. AntsRoute gebruikt deze om automatisch je bestaande gegevens te importeren: klanten, adressen, planningen, soorten diensten, voertuigen, enz. In enkele klikken komt je informatie tot leven in een duidelijke en intuïtieve interface, veel leesbaarder dan welke tabel dan ook.

☝️ Goed om te weten: Het AntsRoute-team ondersteunt je bij het importeren en configureren van jouw gegevens. Er zijn geen technische vaardigheden vereist.

Naadloze integratie met je bestaande tools

Om de overgang verder te vereenvoudigen, kan AntsRoute eenvoudig worden geïntegreerd met je bestaande tools: CRM, ERP, TMS of andere bedrijfssoftware. Informatie stroomt automatisch tussen systemen, zonder dubbele invoer of risico op fouten. Dit bespaart tijd, verbetert de betrouwbaarheid en geeft je vooral een uniform beeld van je bedrijf.

Al je teams kunnen snel aan de slag

Een van de belangrijkste voordelen van AntsRoute is het gebruiksgemak. De interface is ontworpen voor zowel operators als chauffeurs. Over het algemeen is één dag genoeg om het platform te leren kennen.

In de buitendienst begeleidt de mobiele app je chauffeurs tijdens hun ronde: navigatie, validatie van etappes, foto-opname, ondertekening, opmerkingen en herschikking in geval van onvoorziene gebeurtenissen. Aan de operationele kant kunnen managers de status van leveringen en het bewijs van levering in realtime bekijken.

Zichtbare resultaten vanaf de eerste weken

Vanaf het begin zijn de voordelen concreet en meetbaar. Vervoerders constateren al snel:

• Kortere planningstijd.
• Een vermindering van het aantal afgelegde kilometers dankzij de optimalisatie van rondes.
• Een betere verdeling van het werk tussen chauffeurs.
• Een merkbare verhoging van de klanttevredenheid dankzij betrouwbaardere rondes en automatische meldingen.

Binnen een paar weken is planning niet langer een beperking, maar wordt het een prestatiemotor voor het hele team.

De overstap van Excel naar AntsRoute is geen grote sprong in het onbekende. Het is een geleidelijke overgang met begeleiding die ambachtelijke planning omzet in intelligent management. En vaker wel dan niet, wordt het rendement op de investering in slechts een paar weken gemeten. Zoals Bryan Vanderghoote, van La Brigade des Transports, opmerkt: “Vandaag zou ik niet meer zonder kunnen.” Dus waarom wachten? Probeer zelf AntsRoute 7 dagen gratis en ontdek zelf hoe eenvoudig, soepel en kosteneffectief het plannen kan worden.

➡️ Vraag een gratis demo aan van AntsRoute
➡️ Bekijk onze prijzen