Software di gestione della flotta o di ottimizzazione dei giri: quale dei due ti farà risparmiare di più?

Pubblicato il 18 Aprile 2023 • Tempo di lettura: 7 min read

Se dirigi una squadra di collaboratori itineranti, ti sarà già stato proposto un software di gestione della flotta o di ottimizzazione dei giri, oppure entrambi.
I vantaggi proposti da questi due tipi di software sono in effetti abbastanza simili, benché le tecniche e le funzionalità utilizzate variano molto.
Questa guida ti aiuterà a determinare la soluzione IT per te più conveniente senza dover aumentare inserimenti e abbonamenti.

Indice dei contenuti

• Software di gestione del trasporto con promesse simili
• Gestione della flotta o ottimizzazione dei giri? 5 criteri per determinare il tipo di software più conveniente
  1. Dati teorici o dati reali: chi immetterà le informazioni?
  2. Le dimensioni e l’origine del tuo parco veicoli
  3. Il peso dei vincoli HR et professionali
  4. La flessibilità nella programmazione degli appuntamenti con i clienti
  5. Il miglioramento della relazione con il cliente
• L’interfacciamento tra software: la chiave della redditività?

Il software di gestione della flotta ottimizza l’uso del parco veicoli delle aziende di trasporto o di manutenzione. Lo strumento analizza lo stile di guida degli operatori sul campo per prevenire gli incidenti. Calcola inoltre le emissioni di CO2 per aiutare a rispondere alle sfide della CSR.

Software di gestione del trasporto con promesse simili

Le soluzioni IT che consentono di gestire meglio il proprio parco veicoli o di ottimizzare i tragitti appartengono tutti alla grande famiglia dei software di gestione trasporto (TMS).
Il nome di questi software non lascia dubbi sulle loro principali caratteristiche: risparmiare sui costi legati agli spostamenti e aumentare la produttività, senza sacrificare la qualità dei servizi.

In funzione della tua professione e dei tuoi obiettivi, tale sforzo di razionalizzazione può tradursi in modi diversi:

• Diminuzione dei costi di trasporto: carburante, pedaggio, manutenzione, ecc.
• Ottimizzazione della massa salariale.
• Aumento della durata di vita dei veicoli.
• Diminuzione della quantità di guasti o di incidenti.
• Riduzione delle emissioni di CO2 in una prospettiva RSE, ecc.

Il software consente di risparmiare sui costi di trasporto.

Algoritmi molto potenti per accelerare le tue performance

Per raggiungere questo obbiettivo, queste soluzioni nascondono algoritmi molto potenti in grado di analizzare quantità considerevoli di dati per aiutarti a prendere le decisioni migliori in qualsiasi circostanza.
Tutti questi software comprendono alcune funzionalità comuni quali:

• La geolocalizzazione dei team in tempo reale.
• Un aiuto alla navigazione (GPS).
• Strumenti per comunicare più facilmente.
• Dashboard per analizzare e seguire le tue performance, ecc.

Tuttavia, questi due tipi di software non offrono esattamente gli stessi servizi.

Tracciamento in tempo reale dei percorsi di consegna su AntsRoute.

I software di gestione della flotta

Questi strumenti aiutano a ottimizzare l’utilizzo del tuo parco veicoli, che si tratti di camion, di bus, di macchine, di macchine edili, ecc.
Le funzionalità proposte per rendere questa gestione più efficiente sono invece piuttosto variabili da un software all’altro:

• Cronologia delle transazioni: fatture carburante, riparazioni, ecc.
• Avvisi per le principali operazioni di manutenzione.
• Analisi dello stile di guida per prevenire gli incidenti.
• Scatole di ecoguida.
• Rilevatori di peso integrati per evitare i sovraccarichi.
• Monitoraggio del chilometraggio e del consumo di ogni veicolo, ecc.

In funzione della soluzione selezionata, i dati sono immessi direttamente dall’utente, o raccolti grazie a una scatola telematica posizionata a bordo di ogni macchina.

Fra gli strumenti più conosciuti, possiamo citare Ocean, Chevin, Carfleet, FleetNote, Fleeti in Africa, ecc.

I software di ottimizzazione dei giri

Lo scopo principale di questi software è determinare il miglior itinerario per tutti i tragitti svolti dai tuoi collaboratori itineranti. In funzione della tua professione e delle tue necessità, puoi parametrare qualsiasi tipo di vincolo:

• Orari di apertura o fascia oraria di passaggio desiderata dal cliente.
• Ricorrenza delle visite o degli interventi.
• Pianificazione e competenze dei dipendenti.
• Periodi di indisponibilità dei veicoli: guasto, manutenzione, ecc.
• Natura, peso o volume delle merci da caricare.
• Durata e tipo di intervento da realizzare.
• Caratteristiche e motorizzazione del veicolo, ecc.

Meglio scegliere un’azienda di software che possegga già numerosi clienti nel tuo settore: interventi tecnici, consegne, forze vendita, professioni sanitarie, ecc.
Oltre all’ottimizzazione dei giri, potrai usufruire anche di funzionalità complementari molto interessanti quali la stesura semplificata dei rapporti d’intervento o l’identificazione di potenziali clienti nelle vicinanze.

Programmi di consegna giornalieri ottimizzati con AntsRoute.

Gestione della flotta o ottimizzazione dei giri? 5 criteri per determinare il tipo di software più conveniente

Le promesse formulate dalle aziende di software sono allettanti: “Dal 10 al 30% di aumento della produttività”, “riduzione del 15% del budget carburante”, “fino al 17% di risparmio annuale”, ecc.
Vero… ma non sempre! Per ottenere i risparmi annunciati, occorre però rispettare alcune condizioni preliminari.

Dati teorici o dati reali: chi immetterà le informazioni?

Per calcolare i costi operativi o le emissioni di CO2 di un veicolo, i software di ottimizzazione dei giri si basano su numeri teorici, laddove le applicazioni di gestione della flotta raccolgono dati reali.

Per quanto riguarda il monitoraggio dei costi, le soluzioni di gestione della flotta partono con un po’ di vantaggio. In pratica, dovrai comunque assicurarti che le informazioni legate alle transazioni siano correttamente elaborate, in tempi brevi e senza omissioni: fatture di acquisto, di locazione, di riparazione, carburante, pedaggio, contravvenzioni, ecc.
Stessa cosa per i dati chilometrici se non sono raccolti in tempo reale da un sistema telematico integrato.

Le dimensioni e l’origine del tuo parco veicoli

Nessun volume minimo è richiesto per tali soluzioni IT. È però necessario che i risparmi generati compensino nettamente i costi umani di formazione e di gestione del dossier, nonché l’abbonamento.

Se tutti o parte dei veicoli della tua azienda sono in locazione lunga durata, sappi che la maggior parte dei noleggiatori propone un tool extranet di gestione della flotta incluso nell’offerta. La soglia di redditività si raggiunge di conseguenza molto velocemente!

Di contro, se noleggi una grande quantità di veicoli ad aziende concorrenti, meglio allora scegliere una soluzione indipendente al fine di valutare in modo preciso la competitività di ogni fornitore.

Ovviamente, più il parco è grande, più la convenienza di tali strumenti è ovvia.

Il peso dei vincoli HR et professionali

Gestisci una piccola squadra e le competenze dei tuoi collaboratori sono piuttosto omogenee? A volte il modulo di pianificazione incluso nel tuo business software o nella tua soluzione di gestione della flotta è sufficiente.

Invece, se devi giostrarti tra un numero elevato di parametri (permessi, abilitazioni, orari complessi, fasce di passaggio, ecc.), ti converrà assolutamente scegliere un software di ottimizzazione dei giri.

La gestione delle competenze dei consegnatori su AntsRoute.

La flessibilità nella programmazione degli appuntamenti con i clienti

Contrariamente alle soluzioni di navigazione o di pianificazione, un software di ottimizzazione dei giri non si limita a organizzare i tragitti affinché “ci stia tutto”. Il suo obiettivo è di trovare la migliore roadmap possibile, quella che si avvicina all’optimum che avrai definito… il che è piuttosto diverso.

Il tuo team effettua ogni settimana lo stesso giro o quasi? Un buon foglio di calcolo Excel o un modulo di pianificazione basteranno.
Per ottenere una riduzione significativa dei tempi di tragitto e dei chilometri percorsi con una soluzione di ottimizzazione dei giri, devi infatti lasciare allo strumento un margine minimo di manovra. Può trattarsi della scelta dell’agente, del giorno o dell’ora dell’intervento, del veicolo da utilizzare… e idealmente tutti questi parametri contemporaneamente!

Il miglioramento della relazione con il cliente

Benché i software di gestione flotta siano preziosi per controllare i costi della tua flotta o avvisare in caso di deriva, la maggior parte di essi non sarà di alcuna utilità per ottimizzare la comunicazione con i tuoi clienti. Semplicemente non sono studiati per farlo.

È necessario dunque riflettere per scegliere la soluzione adatta allo scambio automatico con i clienti delle informazioni essenziali:

• Conferma degli appuntamenti.
• Orario stimato di arrivo dell’autista.
• Notifica tramite email o SMS in caso di ritardo o di cancellazione, ecc.

Diversi strumenti sono in grado, più o meno bene, di offrire servizi di questo tipo: software di ottimizzazione dei giri, CRM, software di business, ecc. Resta da confrontare a monte le funzionalità di ciascuno di essi…

Il sistema di riprogrammazione delle consegne e di tracciamento dei conducenti AntsRoute.

L’interfacciamento tra software: la chiave della redditività?

Stai ancora esitando: software di gestione flotta, di ottimizzazione dei giri… oppure entrambi?
Per prendere la decisione migliore, devi anche e soprattutto studiare le possibili connessioni tra gli strumenti che già usi, e quello che stai pensando di adottare. Spesso è infatti lì che si trova la chiave della redditività!

Oggi esistono diversi “ponti” tecnologici che consentono a diversi software di scambiare e sincronizzare automaticamente i loro dati:

• API da integrare al tuo software abituale.
• Modulo su misura.
• Zapier, una sorta di connettore informatico che permette di collegare più di 5000 applicazioni senza la minima conoscenza di codice, ecc.

In pratica, ogni volta che inserisci un’informazione chiave in uno dei tuoi software, questa viene automaticamente comunicata ad altri software che ne hanno bisogno. Questo sistema, che elimina ogni problema di dimenticanza o di doppia immissione, facilita notevolmente anche l’utilizzo dei diversi strumenti.

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