Trasportatori multi-insegna: perché i tuoi giri di consegna non dovrebbero più dipendere da Excel

Pubblicato il 13 Ottobre 2025 • Tempo di lettura: 10 min read

Per molto tempo, Excel ha regnato incontrastato nella pianificazione delle consegne. Pratico, gratuito e completamente personalizzabile, era più che sufficiente per organizzare qualche giro di consegna quotidiano. Ma con l’aumentare del volume di attività, le cose si complicano. I file si moltiplicano, così come gli errori. E quando bisogna gestire più insegne, dal bricolage all’elettrodomestico fino all’arredamento, ognuna con le proprie regole, i propri orari e magazzini, Excel mostra rapidamente i suoi limiti. Il risultato? Le giornate si allungano, gli errori si ripetono e la performance ne risente. Eppure molti trasportatori continuano a farvi affidamento, per abitudine o per timore del cambiamento.

Ma i tempi sono cambiati, e l’efficienza non è più un’opzione. Automatizzare la pianificazione dei giri di consegna è ormai una condizione essenziale per restare competitivi: meno errori, maggiore affidabilità e più serenità, sia per i responsabili operativi che per gli autisti.

Forse è arrivato il momento di voltare pagina e dire addio a Excel. Scopri perché e come compiere questo passo con AntsRoute, la piattaforma pensata per i professionisti del trasporto.

Sommario dell’articolo:

• Le promesse di Excel (e perché non valgono più)
• I 4 segnali che indicano che hai superato i limiti di Excel
• Automatizzare: riprendere il controllo della pianificazione
• Da Excel a una soluzione SaaS come AntsRoute: una transizione semplice e naturale

Le promesse di Excel (e perché non valgono più)

Diciamolo chiaramente: Excel ha reso un grande servizio a migliaia di trasportatori. Per anni è stato il coltellino svizzero della pianificazione permetteva di fare tutto: programmare, modificare, controllare. Si potevano creare i piani di consegna manualmente, aggiornare gli orari al volo e seguire i giri in un semplice foglio di calcolo. Un sogno… fino a quando la realtà logistica non ha raggiunto il foglio elettronico.

Promessa n. 1: “È gratuito e flessibile.”

Solo in apparenza. Dietro ogni cella si nascondono ore di inserimenti manuali, controlli incrociati e un alto rischio di errori. Il costo nascosto di Excel sono i ritardi, i duplicati, le dimenticanze, i tragitti inutili e i clienti insoddisfatti. Un risparmio finanziario nel breve termine, ma una perdita di produttività nel lungo periodo.

Promessa n. 2: “Ho il pieno controllo sulla pianificazione.”

Vero, ma a che prezzo? Con Excel, tutto dipende spesso da una sola persona: il responsabile operativo. Ogni modifica diventa un rompicapo collettivo: impossibile condividere una visione comune o seguire le consegne in tempo reale. E quando una spedizione viene annullata o un veicolo si guasta, l’intera pianificazione crolla.

Promessa n. 3: “È facile da modificare.”

Sì… fino a quando non devi gestire più insegne, magazzini e tipologie di consegna. A quel punto, il foglio di calcolo diventa un vero campo minato: basta un errore in una formula per bloccare un’intera giornata di lavoro. Abbiamo tutti conosciuto il famigerato file “Planning_finale_v4_definitivo(3).xlsx”. Se ti è scappato un sorriso, allora sai già che è arrivato il momento di passare a qualcosa di meglio.

I 4 segnali che indicano che hai superato i limiti di Excel

Pensi che Excel sia ancora sufficiente per gestire tutto? Se riconosci almeno due di questi segnali, probabilmente è arrivato il momento di passare a uno strumento più adatto.

1. Stai giostrando tra dieci file diversi

Uno per l’insegna A, un altro per l’insegna B, un terzo per i giri del lunedì… e nessuno sa davvero quale sia l’ultimo aggiornato. Finché i tuoi autisti gestiscono una decina di consegne, tutto fila liscio. Ma appena il numero di giri di consegna cresce, e soprattutto quando devi coordinare più insegne in parallelo, le cose iniziano a complicarsi. I fogli si moltiplicano, i filtri aumentano e ogni modifica dell’ultimo minuto rischia di far saltare le formule.

2. Gli errori umani si moltiplicano

Una cella spostata, una formula cancellata, un copia-incolla fuori posto… ed ecco che un autista si ritrova con due consegne alla stessa ora, a 40 chilometri di distanza. Questi errori possono sembrare banali sulla carta, ma sul campo costano caro: chilometri aggiuntivi, ritardi, stress e, in alcuni casi, persino penali applicate dalle insegne partner. Più aumentano i volumi di lavoro, più cresce il rischio di errore. Ogni inserimento manuale è un’occasione in più per sbagliare.

3. Ti manca reattività di fronte agli imprevisti

Ritardi, assenze, urgenze dell’ultimo minuto: con Excel, ogni variazione richiede di ricalcolare tutto da capo. Nel frattempo gli autisti aspettano, i clienti perdono la pazienza e i costi aumentano.

“Appena un autista aveva un ritardo, passavamo l’intera giornata al telefono per riprogrammare le consegne successive.” È una testimonianza che si sente spesso tra i trasportatori che sono passati ad AntsRoute. Oggi basta un clic per riorganizzare un giro di consegna: gli autisti vengono aggiornati in tempo reale e i clienti ricevono automaticamente una notifica.

4. Navighi a vista sui costi e sui margini

Excel non è in grado di calcolare automaticamente il costo di un giro di consegna, né la redditività per cliente o per insegna. Diventa impossibile individuare i percorsi non redditizi, i tempi morti o le differenze di performance tra autisti. In pratica, gestisci tutto basandoti sull’intuito, non sui dati.

Automatizzare: riprendere il controllo della pianificazione

Automatizzare non significa perdere il controllo, ma riconquistarlo. In un settore dove gli imprevisti sono all’ordine del giorno, i software di ottimizzazione dei giri come AntsRoute permettono di passare da un’organizzazione subita a una pianificazione fluida e reattiva. In un articolo precedente, diversi trasportatori che effettuano consegne per Leroy Merlin raccontavano come AntsRoute li abbia aiutati a ridurre gli errori, a pianificare più rapidamente e a guadagnare diverse ore di lavoro ogni giorno.

Giri di consegna ottimizzati in pochi clic

Addio formule di Excel e file infiniti. AntsRoute assegna automaticamente ogni consegna all’autista giusto, tenendo conto di tutte le specificità della tua attività: aree di consegna, orari dei clienti, capacità dei veicoli e competenze specifiche, fino al tipo di servizio richiesto.
☝️ Esempio: Un cliente ha scelto il servizio “Consegna + installazione/montaggio”? Grazie alla funzione Tipo di servizio, il software assegna automaticamente la missione a un autista formato per l’installazione e adatta in modo preciso la durata dell’intervento.

Per le operazioni più complesse, AntsRoute offre la funzione Pickup & Delivery, che gestisce le fasi di carico in diversi magazzini o per insegne differenti, rispettando al contempo la capacità di ogni veicolo. Il risultato: tragitti ottimizzati, giri di consegna bilanciati e nessun sovraccarico. Niente male, vero?

“L’utilizzo del software ha inoltre migliorato la distribuzione dei carichi per camion, riducendo in modo significativo i problemi di caricamento.” – Bryan Vanderghoote, La Brigade des Transports

Fin dalla pianificazione iniziale, AntsRoute tiene conto di tutte le variabili spesso trascurate in Excel (capacità, densità, vincoli di montaggio, ecc.), per evitare errori già alla partenza.

Una pianificazione rapida e senza errori

Prima di AntsRoute, i responsabili operativi trascorrevano ore a controllare, correggere e ricomporre manualmente i giri di consegna. Ora tutto si fa in pochi minuti:
“Grazie alla mappatura avanzata di AntsRoute, posso programmare i giri in soli 5 minuti, contro le 1 o 2 ore di prima.” – Rukundo Innocent, Rukundo Trans

L’algoritmo corregge automaticamente gli indirizzi o i codici postali errati, uno degli errori più frequenti in Excel.

Aggiornamenti istantanei in caso di imprevisti

Un camion in ritardo? Un cliente assente? Un ordine urgente aggiunto all’ultimo minuto? Con Excel è il caos. Con AntsRoute, invece, il giro di consegna si riorganizza automaticamente in pochi secondi. Gli autisti ricevono l’aggiornamento in tempo reale sull’app mobile, mentre i clienti vengono informati immediatamente.

“Le notifiche automatiche, accompagnate da foto, recapiti dei clienti, firme ed eventuali commenti, garantiscono una trasparenza totale. Leroy Merlin e i loro clienti finali possono visualizzare in tempo reale lo stato delle consegne.” – Franck Dalet, Transport Dalet

E per fare un passo in più, il sito di prenotazione AntsRoute permette ai clienti di scegliere direttamente online la loro fascia oraria di consegna. In caso di imprevisto, ricevono automaticamente un link per confermare o riprogrammare la consegna. Il risultato: meno assenze, meno telefonate e un’esperienza cliente nettamente migliorata.

Dati per gestire, non solo per pianificare

Con AntsRoute, la pianificazione non si limita all’ottimizzazione dei percorsi: diventa un vero e proprio strumento di gestione. Il software calcola automaticamente i costi per giro di consegna, le distanze percorse, la redditività per insegna e il carico di lavoro degli autisti.

“Con AntsRoute possiamo analizzare il consumo di carburante, i chilometri percorsi, le consegne non riuscite, le statistiche per punto vendita, i pesi e i piani serviti, oltre alle fatturazioni effettuate. Queste informazioni ci permettono di anticipare i picchi stagionali e migliorare la gestione complessiva della nostra attività.” – Raphaël Blandin, Transport Freeman

Grazie al sistema di calcolo automatico dei costi, puoi monitorare i margini per ciascuna insegna e fatturare con precisione i tuoi partner.

Le dashboard riuniscono tutti i tuoi indicatori chiave di performance: tasso di successo delle consegne, volume distribuito, chilometri percorsi, tempi di attesa, consumo di carburante e produttività dei team. Con un solo colpo d’occhio, hai una visione completa e numerica delle tue performance operative.

Da Excel a una soluzione SaaS come AntsRoute: una transizione semplice e naturale

Nessuna paura: abbandonare Excel non significa ricominciare da zero. I trasportatori che digitalizzano la loro pianificazione scoprono che il passaggio può avvenire in modo graduale, senza stravolgere la propria organizzazione.

Una migrazione semplice e senza perdita di dati

I tuoi file Excel non vanno persi, anzi. AntsRoute li utilizza per importare automaticamente i dati esistenti: clienti, indirizzi, orari, tipologie di servizio, veicoli e molto altro. In pochi clic, tutte le tue informazioni prendono vita in un’interfaccia chiara e intuitiva, molto più leggibile di qualsiasi foglio di calcolo.

☝️ Da sapere: Il team di AntsRoute ti accompagna nell’importazione e nella configurazione dei tuoi dati. Non sono richieste competenze tecniche.

Un’integrazione fluida con i tuoi strumenti di lavoro

Per rendere la transizione ancora più semplice, AntsRoute si integra facilmente con i tuoi strumenti esistenti: CRM, ERP, TMS o qualsiasi altro software gestionale. Le informazioni circolano automaticamente tra i sistemi, senza doppie immissioni né rischio di errore. In questo modo guadagni tempo, affidabilità e, soprattutto, una visione unificata della tua attività.

Un utilizzo immediato per tutto il team
Uno dei principali punti di forza di AntsRoute è la sua semplicità d’uso. L’interfaccia è pensata sia per i responsabili operativi sia per gli autisti. Di solito, basta una sola giornata per familiarizzare con la piattaforma.

Sul campo, l’app mobile guida i conducenti durante l’intero giro: navigazione, convalida delle tappe, foto, firma, commenti e riprogrammazione in caso di imprevisto. Dal lato gestionale, i responsabili visualizzano in tempo reale lo stato delle consegne e le prove di avvenuto passaggio.

Risultati visibili già dalle prime settimane

Già dalle prime fasi di utilizzo, i benefici sono concreti e facilmente misurabili. I trasportatori notano rapidamente i risultati:

• una riduzione dei tempi di pianificazione,
• una diminuzione dei chilometri percorsi grazie all’ottimizzazione dei percorsi,
• una migliore distribuzione del lavoro tra gli autisti,
• un aumento significativo della soddisfazione dei clienti, grazie a giri più affidabili e alle notifiche automatiche.

Nel giro di poche settimane, la pianificazione smette di essere un vincolo e diventa una leva di performance per l’intero team.

Passare da Excel ad AntsRoute non è un salto nel vuoto, ma una transizione graduale e accompagnata, che trasforma una pianificazione artigianale in una gestione intelligente. Nella maggior parte dei casi, il ritorno sull’investimento si misura in poche settimane. Come sottolinea Bryan Vanderghoote, di La Brigade des Transports: “Oggi non potrei più farne a meno”. Allora, perché aspettare? Prova gratuitamente AntsRoute per 7 giorni e scopri tu stesso quanto la pianificazione può diventare semplice, fluida e redditizia.

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