Come scegliere tra un software di ottimizzazione dei giri gratuito e uno a pagamento?

Pubblicato il 27 Agosto 2024 • Tempo di lettura: 7 min read

Ogni giorno perdi tempo a organizzare i tuoi percorsi. E hai sentito parlare di software gratuiti che li ottimizzano. Tuttavia, non sai cosa includano esattamente e se le relative funzionalità ti possano bastare.

In questo articolo risponderemo a tutte le tue domande:

• Quali sono le 5 funzionalità chiave di un software di ottimizzazione dei giri?
• Quali sono i software di ottimizzazione dei giri gratuiti?
• Quali sono i limiti di un software di ottimizzazione dei giri gratuito?
• Quali sono i vantaggi di un software di ottimizzazione dei giri a pagamento?

Un software gratuito per l’ottimizzazione dei giri migliora la produttività dei conducenti di consegna. Optando per una soluzione a pagamento, i responsabili operativi ottimizzano i costi complessivi e l’esperienza del cliente.

Quali sono le 5 funzionalità chiave di un software di ottimizzazione dei giri?

Il mercato offre numerosi software di ottimizzazione dei giri: alcuni, gratuiti, sono disponibili con o senza opzione premium, altri sono disponibili unicamente a pagamento.

Prima di pagare, fai il punto sulle principali funzionalità di tali software. Farai sempre in tempo a decidere se ti serve una versione a pagamento per ottimizzare la gestione dei tuoi percorsi.

I software di ottimizzazione dei giri sono studiati per pianificare, organizzare e ottimizzare gli itinerari di consegna in modo efficiente.

Essi possono contenere 5 funzionalità principali:

1. Pianificazione intelligente degli itinerari

Questi software utilizzano algoritmi avanzati e modelli previsionali per ottimizzare i percorsi e pianificare gli itinerari e le numerose soste. Possono prendere in considerazione le distanze, il traffico, i limiti di circolazione, i tempi di consegna e le emissioni di CO2. Oltre a fare risparmiare tempo e risorse, questa funzionalità riduce l’impatto ambientale evitando i tragitti inutili e riducendo i costi di spostamento. Tuttavia, i livelli di ottimizzazione variano in funzione dei software, così come il numero di soste preso in considerazione.

2. Tracciamento in tempo reale e geotracking

Alcuni software consentono di seguire la posizione dei veicoli in tempo reale su una mappa interattiva. Questa funzionalità aiuta a reagire rapidamente agli imprevisti, come il traffico intenso e i ritardi, adeguando gli itinerari.

3. Gestione delle prove di consegna

Consente di acquisire e gestire le prove di consegna tramite firme elettroniche, foto o QR code. I vantaggi sono una maggiore trasparenza, un numero inferiore di controversie e un carico di lavoro amministrativo ridotto.

4. Notifiche automatizzate

I software dotati di questa funzionalità inviano notifiche al cliente sullo stato della consegna (orario di arrivo stimato, conferma di partenza, ecc.). In questo modo la customer experience migliora e i costi legati alle richieste di tracciamento diminuiscono.

5. Comunicazione integrata e condivisione degli itinerari

Le funzionalità di messaggistica integrata consentono una comunicazione efficace tra i conducenti e il team amministrativo. Essi possono in particolare condividere gli itinerari tramite e-mail o SMS. I vantaggi sono un minor numero di errori e una migliore collaborazione tra gli agenti.

Queste funzionalità non sono le uniche a essere proposte sul mercato. I software a pagamento offrono versioni più complete, oltre a funzionalità complementari come l’analisi delle performance, l’ottimizzazione delle risorse e la gestione degli imprevisti. Ne riparleremo nella sezione dedicata.

Quali sono i software di ottimizzazione dei giri gratuiti?

Sicuramente conosci Google Maps e Waze. Ne esistono altri meno noti, come Route XL, MapQuest, Speedy Route, ecc. Alcuni sono interamente gratuiti, come Google Maps e Waze, altri propongono numerose opzioni a pagamento, come Speedy Route.

Per aiutarti a paragonarli, abbiamo analizzato attentamente le funzionalità di 3 di essi: Google Maps, Route XL e Speedy Route.

Google Maps consente di pianificare itinerari contenenti al massimo 10 soste. Offre indicazioni di navigazione con aggiornamenti in tempo reale sul traffico. Inoltre, permette di visualizzare la posizione corrente dei veicoli sulla mappa e condividere gli itinerari pianificati tramite e-mail o SMS.

Speedy Route è un’alternativa interessante. Proprio come Google Maps, consente di aggiungere più soste e condividere itinerari ottimizzati. Come vantaggio ulteriore,
ottimizza in modo automatico l’ordine delle soste per ridurre al massimo il tempo di percorrenza totale. Tuttavia, non offre il tracciamento della posizione in tempo reale.

Route XL è un’applicazione Open Source meno nota. Nella versione gratuita, ottimizza automaticamente fino a 20 soste al giorno. Consente di inserire o importare indirizzi di partenza e di arrivo. Gli itinerari vengono visualizzati in diretta sulla mappa. In seguito, è sufficiente esportarli verso un’app di navigazione o condividerli tramite e-mail.

Tabella delle funzionalità dei software di ottimizzazione dei giri gratuiti.

Quali sono i limiti di un software di ottimizzazione dei giri gratuito?

Come lo si evince dalla tabella qui sopra, questi software offrono funzionalità limitate.

Google Maps impone un limite di 10 soste da ottimizzare manualmente. Speedy Route consente un massimo di 10 indirizzi di consegna e di 3 calcoli di itinerari ogni 24 ore. Route XL autorizza fino a 20 soste al giorno, ma consente di importare solamente 10 indirizzi per volta.

Tali funzionalità possono tuttavia bastare se gestisci un numero limitato di consegne. La condivisione degli itinerari pianificati è un’opzione interessante per preparare a monte il lavoro dei tuoi agenti. E con Google Maps et Route XL, è possibile visualizzare il traffico in diretta o collegarlo a un’app di navigazione.

Ma se desideri andare oltre, incontrerai presto dei limiti.

Con questi software gratuiti è impossibile avvisare automaticamente i clienti dei tuoi passaggi o integrare prove di consegna. Inoltre i tuoi clienti non possono seguire in diretta lo stato delle tue consegne. Senza un’integrazione con altri strumenti, sei costretto a inserire o importare gli indirizzi uno a uno o tramite elenchi ridotti, il che riduce notevolmente la produttività.

Questi software gratuiti presentano perciò limiti che possono compromettere lo sviluppo della tua attività.

Il software di ottimizzazione dei giri gratuito ha i suoi limiti.

Quali sono i 5 vantaggi supplementari di un software di ottimizzazione dei giri a pagamento?

Grazie a un software a pagamento, puoi integrare le prove di consegna e seguire in diretta i tuoi veicoli.

Le funzionalità dei software a pagamento sono tuttavia molto più numerose.

Un programma come AntsRoute propone almeno 5 funzionalità supplementari:

1. Analisi delle performance: Puoi ottenere report dettagliati e statistiche sulle consegne. In questo modo, puoi identificare facilmente i punti di miglioramento e ottimizzare le tue operation in modo continuo.
2. Integrazione semplificata con altri sistemi: Non è necessario reinserire tutti i dati in quanto il software di ottimizzazione dei giri può essere integrato con un ERP, un CMS o un programma di fatturazione.
3. Ottimizzazione delle risorse disponibili. Il software AntsRoute consente di ottimizzare la programmazione delle tue consegne secondo i vincoli orari e geografici dei conducenti e dei luoghi in cui consegnare o secondo le specificità dei veicoli. Ottimizzando le risorse, riduci il numero di chilometri percorsi inutilmente, il consumo di carburante e le emissioni di CO2.
4. Gestione degli imprevisti: Questo strumento modifica la pianificazione dei giri in tempo reale per gestire gli imprevisti senza compromettere tutto il lavoro di ottimizzazione fatto a monte. Puoi inoltre aggiungere veicoli o gestire itinerari complessi senza compromettere le prestazioni.
5. Servizio clienti: A questi 5 vantaggi ulteriori si aggiungono elementi fondamentali: la presenza di supporti tecnici, di documentazione online e di tutorial e, soprattutto, un servizio clienti dedicato. Quest’ultimo può, in particolare, formare gli utenti nonché rispondere alle tue domande e risolvere i tuoi problemi tecnici.

Se si aggiunge l’accesso agli aggiornamenti del software e a un’interfaccia utente più intuitiva, si capisce subito che i software a pagamento hanno veramente una marcia in più. Tuttavia, la necessità di investire in questo tipo di software dipenderà innanzitutto dalle tue esigenze reali.

Per una migliore comprensione, abbiamo riassunto in una tabella le 10 funzionalità proposte o non dalle 3 applicazioni gratuite citate e dal software di ottimizzazione dei giri AntsRoute. In questo modo, avrai a disposizione tutte le informazioni necessarie per fare una scelta consapevole e, soprattutto, in linea con le tue esigenze.

Tabella delle funzionalità dei software di ottimizzazione dei giri gratuiti e a pagamento.

I software a pagamento non si limitano a ottimizzare i tempi di percorrenza: riducono anche i costi complessivi e migliorano la customer experience. Eccellono dove le applicazioni gratuite si fermano: si adattano alle tue esigenze specifiche per rispondere ai continui cambiamenti del tuo mercato e della tua azienda, garantendo lo sviluppo di quest’ultima.

E la buona notizia è che le applicazioni a pagamento non sono così costose. Il software AntsRoute è disponibile a partire da €17 al mese a veicolo.