I vantaggi di un TMS per la tua azienda di trasporti

Pubblicato il 10 Marzo 2025 • Tempo di lettura: 8 min read

Se gestisci un’attività di trasporto, sai quanto sia fondamentale ottimizzare i processi di consegna. Ridurre i chilometri percorsi, ottimizzare carichi e consegne, limitare i viaggi a vuoto, rispettare le scadenze e abbattere i costi logistici: queste sono solo alcune delle sfide che affronti ogni giorno. Probabilmente stai valutando l’adozione di un TMS (Transport Management System), un software di gestione dei trasporti progettato per migliorare l’efficienza operativa.

Se è così, sei nel posto giusto. In questo articolo rispondiamo alle domande più importanti:

• Cos’è un TMS e come funziona?
• Perché un TMS può ottimizzare le consegne?
• Quali sono i criteri essenziali per scegliere il TMS giusto per la tua azienda?
• Quali sono le 5 best practice per una corretta implementazione?

1. Cos’è un TMS e come funziona?

Un TMS (Transport Management System) è un software progettato per ottimizzare la gestione del trasporto merci.

Consente agli operatori di pianificare, eseguire, ottimizzare e monitorare le operazioni di trasporto in tempo reale. Centralizzando tutti i dati di trasporto, il TMS aiuta quotidianamente le aziende a gestire la propria attività con due obiettivi principali: ottimizzare le consegne e ridurre i costi logistici.

Esistono diversi tipi di TMS, pensati per rispondere alle esigenze specifiche di trasportatori, committenti e distributori.

• I TMS per committenti generano ordini di trasporto e aiutano a selezionare il vettore più adatto.
• I TMS per trasportatori gestiscono, pianificano e fatturano gli ordini di trasporto.

Questi strumenti condividono alcune funzionalità di base, ma offrono anche caratteristiche specifiche per le esigenze di spedizionieri e trasportatori.

In questo articolo ci concentreremo sui TMS per trasportatori, destinati alle aziende di trasporto e a tutte le imprese per cui la consegna gioca un ruolo centrale, come la distribuzione di pasti a domicilio o di attrezzature mediche.

Le 6 principali funzionalità di un TMS per il trasporto:

Le 6 funzioni principali di un TMS di trasporto.

1. Gestione degli ordini e dei costi: Centralizza le informazioni e le richieste dei clienti, si integra con un ERP e un CRM, calcola le tariffe, monitora i costi di trasporto e automatizza la fatturazione.
2. Gestione delle flotte e assegnazione degli interventi di trasporto: Assegna automaticamente veicoli e autisti in base alle risorse disponibili e ai vincoli di consegna (volume, peso, tempi, destinazione, ecc.).
3. Pianificazione delle operazioni di ritiro e consegna: Ottimizza i percorsi per ridurre i tempi di consegna e i costi logistici.
4. Monitoraggio in tempo reale: Supervisiona l’esecuzione delle operazioni di trasporto e garantisce un tracking preciso dei veicoli.
5. Generazione dei documenti di trasporto e di tracciamento: Semplifica la gestione amministrativa e commerciale, assicurando la conformità normativa della documentazione di trasporto.
6. Analisi delle performance: Fornisce KPI e dashboard per ottimizzare l’efficienza e ridurre i costi (costo per peso o km, statistiche per autista, impatto ambientale, ecc.).

Non tutti i TMS integrano l’intera gamma di funzionalità. Ad esempio, alcuni si limitano a sequenziare i percorsi piuttosto che ottimizzarli. Al contrario, software specializzati nell’ottimizzazione dei percorsi, come quello di AntsRoute, stanno progressivamente ampliando le proprie funzionalità per avvicinarsi a quelle di un vero TMS.

Alcuni TMS includono anche la gestione del trasporto multimodale (stradale, aereo, fluviale o ferroviario, ma in Italia il trasporto di merci su strada rimane predominante.

Quando scegli un TMS, fai attenzione alle funzionalità davvero essenziali per la tua attività. Ne parleremo più avanti in questo articolo.

Il software TMS genera costi, ma ottimizza la produttività e la redditività.

2. Perché un TMS può ottimizzare le consegne?

L’adozione di un software TMS comporta inevitabilmente un investimento, ma offre numerosi vantaggi che migliorano sia la produttività che la redditività della tua azienda.

Riduzione dei costi e aumento della redditività

Uno dei principali benefici di un TMS è l’abbattimento dei costi logistici su tutti i tuoi percorsi.

Per farlo, si basa su funzionalità avanzate di pianificazione degli itinerari e allocazione intelligente delle risorse.

Assegna automaticamente i veicoli e gli autisti in base alle disponibilità, ai vincoli di consegna e al tasso di riempimento dei camion, per creare un piano di trasporto ottimizzato, migliorare la saturazione dei mezzi ed evitare i viaggi a vuoto. Grazie ad algoritmi avanzati, seleziona i percorsi più brevi, economici e meno inquinanti, tenendo conto delle condizioni del traffico, delle restrizioni stradali, dei costi di pedaggio e dei vincoli di consegna.

Queste ottimizzazioni globali permettono di ridurre il consumo di carburante e migliorare l’utilizzo della flotta, limitando al contempo l’impatto ambientale.

Ottimizzazione dei percorsi di trasporto su AntsRoute.

Miglioramento del monitoraggio e della trasparenza

L’affidabilità è un elemento chiave per mantenere i contratti esistenti e acquisirne di nuovi. Questo passa attraverso la fiducia che riesci a trasmettere, rispettando i tempi di consegna e garantendo una comunicazione chiara a ogni fase del processo: i tuoi clienti devono sapere esattamente quando e come riceveranno la propria merce.

Un TMS offre funzionalità avanzate di monitoraggio in tempo reale, consentendo un controllo più accurato su tutte le operazioni di trasporto.

I sistemi di tracking GPS dei veicoli si integrano perfettamente con i TMS, consentendo di seguire con precisione l’avanzamento delle consegne e di ricevere notifiche automatiche in caso di ritardi, anomalie o eventi imprevisti. Questo non solo permette di adattare rapidamente la pianificazione quando necessario, ma migliora anche la comunicazione con clienti e partner, offrendo informazioni precise e aggiornate.

I software di gestione dei trasporti TMS forniscono un monitoraggio dettagliato dello stato degli ordini, con la possibilità di inviare notifiche automatiche. I clienti vengono così aggiornati in tempo reale sullo stato delle loro consegne, rafforzando il rapporto di fiducia e favorendo la fidelizzazione.

Link AntsRoute che consente ai clienti di riprogrammare e seguire le consegne online.

Risparmio di tempo e automazione dei processi

Ma i vantaggi non si fermano qui. L’adozione di un TMS consente di ridurre drasticamente il tempo dedicato alle attività amministrative, come la gestione degli ordini, la pianificazione, il calcolo dei costi di trasporto, la fatturazione e la generazione dei documenti di trasporto. Automatizzando queste operazioni, si evitano errori umani che potrebbero comportare costi elevati. Inoltre, una gestione più efficiente della pianificazione delle consegne aiuta a prevenire ritardi e penali.

Il software registra tutte le informazioni relative alle spedizioni, assicurando una tracciabilità completa delle operazioni di trasporto all’interno di un’unica piattaforma. Un supporto prezioso per la gestione di audit e la conformità normativa.

Eliminando le attività ripetitive, documentando e accelerando i processi, il TMS consente alle aziende di trasporto come la tua di migliorare l’efficienza operativa e aumentare la competitività.

Le 3 motivi per adottare un software TMS.

3. Criteri essenziali per scegliere un software TMS adatto alla tua azienda

Compatibilità con i tool esistenti

Un TMS efficace deve integrarsi perfettamente con le soluzioni già in uso, come il tuo ERP per la gestione aziendale, il CRM per il monitoraggio dei clienti e il sistema di geolocalizzazione GPS. Assicurati che sia almeno possibile una connessione tramite API (Application Programming Interface). Questa interconnessione assicura un flusso di informazioni fluido ed evita duplicazioni o errori di trascrizione.

Facilità d’uso e formazione del personale

Un software troppo complesso rischia di rallentarne l’adozione. Prima di scegliere un TMS, verifica che l’interfaccia sia intuitiva e user-friendly. Inoltre, pianifica una formazione dedicata per assicurare una rapida integrazione da parte dei tuoi team.

Scalabilità e adattabilità alle esigenze specifiche

Le necessità cambiano in base alla dimensione dell’azienda. Il tuo TMS deve rispondere alle esigenze attuali, ma anche essere in grado di supportare la crescita della tua attività. Analizza attentamente le funzionalità di cui hai bisogno nel breve e medio termine e confrontale con quelle offerte dal software.

Sicurezza dei dati e conformità normativa

Poiché gestisci dati sensibili, sia dei tuoi committenti che dei clienti finali, è tua responsabilità proteggerli. Verifica che il TMS scelto garantisca un elevato livello di sicurezza informatica e ti permetta di rispettare facilmente le normative vigenti, come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).

Prezzi e tariffe

I prezzi variano molto da un software all’altro. Dovrai scegliere tra una licenza o un software in modalità SaaS ospitato sul cloud con un abbonamento. Se scegli la licenza, considera anche i costi di manutenzione e aggiornamento. Troverai maggiori dettagli sulle tariffe e sulle differenze di costo tra questi due modelli nel nostro articolo dedicato.

I 5 criteri essenziali per scegliere il software di gestione dei trasporti TMS più adatto alla vostra azienda.

4. Implementazione e best practice per un’adozione efficace del tuo TMS

Per scegliere il software di gestione dei trasporti più adatto, ti consigliamo di seguire questi passaggi.

1. Valutazione delle esigenze: Definisci con precisione le tue aspettative, i tuoi obiettivi, i vincoli e le funzionalità realmente necessarie. Se la pianificazione dei percorsi ti fa perdere troppo tempo, i clienti chiamano continuamente per avere aggiornamenti sulle consegne o il tuo personale è restio all’uso di strumenti informatici complessi, allora hai bisogno di un software che consenta di pianificare più rapidamente le tratte, garantire una tracciabilità efficace e inviare aggiornamenti automatici ai clienti, senza risultare difficile da utilizzare per i tuoi team.
2. Scelta del TMS: Scegli un software basandoti sulle esigenze e sui criteri definiti nella fase iniziale. Presta attenzione alla facilità d’uso e alle opzioni superflue che potrebbero complicare l’operatività e aumentare i costi. È preferibile optare per una soluzione specifica per il tuo settore.
3. Integrazione e test: Verifica se è possibile testare il software o ottenere una dimostrazione prima dell’implementazione. Accertati di conoscere i dataset richiesti, le configurazioni disponibili e i margini di personalizzazione per adattarlo al tuo business. Una volta integrati i tuoi dati, prova il sistema in condizioni reali per verificarne il corretto funzionamento prima di estenderlo all’intero team.
4. Formazione dei team: Prevedi una fase di formazione e informati preventivamente sulle opzioni di assistenza disponibili, come chatbot, supporto tecnico in tempo reale o garanzie in caso di malfunzionamenti. Ti eviterai molte difficoltà in futuro.
5. Monitoraggio e miglioramento continuo: Dopo la fase di prova e formazione, solo l’utilizzo in tempo reale ti permetterà di valutare con precisione l’adeguatezza del software e di richiedere eventuali aggiustamenti. È importante affrontare questo aspetto in anticipo con il tuo fornitore. L’uso effettivo del software consente inoltre di monitorare e analizzare le prestazioni (tempi di consegna, tasso di errore, soddisfazione del cliente) e, se necessario, di ottimizzare ulteriormente i processi.

5 best practice per un’adozione di successo del vostro TMS.

Adottare un TMS rappresenta una scelta strategica per qualsiasi azienda di trasporti che desideri ottimizzare le consegne, ridurre i costi logistici e migliorare il servizio clienti. Selezionando un TMS adatto o un software di ottimizzazione dei percorsi e applicando le migliori pratiche di implementazione, puoi trasformare la tua logistica in un vero vantaggio competitivo. Noi di AntsRoute siamo qui per aiutarti.