Département de la Marne

26 février 2021

Damien Collard, chef de service au Département de la Marne, a choisi la solution Antsroute pour planifier les itinéraires de ses agents

« Grâce à Antsroute, le Département de la Marne a pu imaginer et conduire avec succès des tournées de distribution de masques, en pleine crise sanitaire. Le logiciel nous a permis de réaliser plusieurs opérations exemplaires, inimaginables ailleurs, parce que les personnes n’avaient tout simplement pas les ressources logicielles pour ça. »

Damien Collard, Chef du service Solidarité, Grand Âge et Handicap

140

points de livraison de masques

4 millions

de masques distribués

140 points de livraison de masques
4 millions de masques distribués

Administration

La Marne est un département mi-urbain, mi-rural, rattaché depuis 2017 à la Région Grand Est. Le Conseil départemental y emploie environ 2000 agents. Son budget pour 2021 s’élève à 530 millions d’euros.

http://marne.fr/

Secteur d’activité

Administration territoriale

Siège social

Châlons-en-Champagne, France

Marché

G2C (Government to Citizen)

La solidarité est la première mission du Département, chef de file de l’action sociale. Le Département de la Marne y consacre plus de 60 % de son budget. Un tiers des agents est affecté à l’exercice de cette compétence : soutien aux plus jeunes et aux familles, aide aux personnes âgées, en situation de handicap, etc.
Le service Solidarité, Grand Âge et Handicap du Département de la Marne compte 54 agents, encadrés par Damien Collard depuis 2012.

L’objectif initial du logiciel : une meilleure gestion des itinéraires des agents affectés à l’APA

Pour aider nos concitoyens les plus âgés à bien vieillir, les départements versent notamment l’Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA). L’APA peut soit favoriser le maintien à domicile, soit financer une partie des frais d’hébergement en EHPAD.
Comme son nom l’indique, le montant de l’allocation est modulé en fonction des revenus, mais aussi du degré de perte d’autonomie. Pour estimer le niveau de dépendance des bénéficiaires potentiels, une équipe de 8 infirmières et assistantes sociales se rendent au domicile des personnes de plus de 60 ans. Là, ils évaluent en situation réelle les besoins de la personne en fonction d’une grille nationale appelée AGGIR (Autonomie Gérontologique et Groupe Iso Ressources).

« Au départ, je me suis intéressé aux logiciels de planification d’itinéraires par rapport à la gestion de l’APA. Ce service est en effet le seul dont les agents centralisés se déplacent sur tout le département. Jusque-là, les travailleurs sociaux et les infirmières en charge de l’évaluation planifiaient les itinéraires « à l’ancienne », avec une carte et Google Maps. Mais je pense que l’on peut gagner du temps sur les trajets au profit de l’accompagnement social.
Le service informatique a donc réalisé un travail de sourcing pour identifier les logiciels pouvant convenir. C’est Antsroute qui nous a semblé le plus performant. L’outil était à la fois complet et souple dans son usage. En plus, les fournisseurs de l’application avaient déjà une expérience dans un secteur d’activité assez proche, avec le GIE Aptitude, qui évalue les besoins des personnes âgées lors de visites à domicile. »

Damien Collard, Chef du service Solidarité, Grand Âge et Handicap

Adaptation dans le contexte du Covid-19 : optimiser en urgence les tournées de livraison d’équipements de protection

Les développements informatiques pour faire « discuter » le logiciel métier des agents et Antsroute étaient encore en cours quand la crise sanitaire a éclaté. La COVID-19 a rebattu les cartes. Pour accompagner le mieux possible ses partenaires dans cette crise inédite, le Département a décidé de redéployer une partie de ses personnels et de sa flotte de véhicules dans un soutien logistique.

« L’État nous livrait chaque semaine au compte-goutte des EPI (Équipements de Protection Individuelle), dont les fameux masques. Mais les établissements médico-sociaux avaient bien d’autres choses à gérer que la logistique. On n’allait pas leur demander de se déplacer à l’autre bout du département pour récupérer des masques ! Le Département a donc organisé lui-même des tournées de livraison de masques. Pour cela, nous avons mobilisé des agents dont les missions habituelles avaient été suspendues en raison du confinement. On a commencé par relier 10 points avec Google Maps. Puis j’ai contacté Antsroute pour planifier et optimiser les parcours grâce aux 8 licences prévues au départ pour les agents de l’APA. »

Damien Collard, Chef du service Solidarité, Grand Âge et Handicap

Retour sur la planification des tournées de livraison de masques

« Je me souviendrai longtemps de nos premiers pas, quand on a commencé la planification des itinéraires avec Antsroute. Nous n’étions pas formés au logiciel, car on était en plein confinement, il y avait urgence, et on n’avait pas pensé à ce type d’utilisation. La veille des premières livraisons, j’ai travaillé tard dans la nuit avec le responsable d’Antsroute pour optimiser la tournée qui partait le lendemain à 8 h ! Ça ne doit pas être si fréquent, un PDG et un fonctionnaire qui bossent ensemble jusqu’à minuit pour accomplir leur mission. Nous avons tous voulu nous hisser à la hauteur des enjeux posés par cette crise.
Maintenant que la situation est redevenue plus normale, j’apprécie toujours autant la grande réactivité du service support d’Antsroute. Le logiciel est assez intuitif. L’outil est régulièrement amélioré et enrichi de nouvelles fonctionnalités très utiles. »

Damien Collard, Chef du service Solidarité, Grand Âge et Handicap

De fin mars à octobre, des agents prennent la route pour livrer toutes sortes d’équipements utiles dans la lutte contre le virus (masques, gants, surchaussures, charlottes, bidons de gel hydroalcoolique, etc.). Pour les aider dans la gestion de leur trajet, le Département a installé l’application Antsroute sur leur mobile professionnel. Les agents avaient aussi un double papier de la tournée, en cas de problème durant le parcours.

Les retours sur le terrain par rapport à ces 6-7 tournées de transport hebdomadaires sont très positifs. Les chiffres de cette action à haute valeur sociale sont impressionnants. Les agents ont parcouru 16 900 kilomètres pour organiser 2800 livraisons dans 140 points différents. Au final, le Département de la Marne a distribué plus de 4 millions de masques dans différents établissements scolaires, médicaux et sociaux : collèges, EHPAD, foyers pour personnes handicapées, centres de soins infirmiers, etc.

Aujourd’hui : les tournées de vaccination à domicile, l’autre opération phare du Département

Plus récemment, le Département de la Marne a exploité la puissance de notre logiciel pour optimiser les tournées de vaccination à domicile des personnes âgées les plus dépendantes.
Le service Grand Âge a commencé par identifier 420 bénéficiaires de l’APA, très dépendants et peu mobiles. Ces personnes, qui se déplacent difficilement en raison de problèmes moteurs ou cognitifs, risquaient de ne pas pouvoir se faire vacciner. Le Département a donc apporté les vaccins et les professionnels de santé directement chez elles, lors de tournées à domicile organisées en collaboration avec le SDIS (Service Départemental d’Incendie et de Secours).

« La planification de l’itinéraire des équipes exigeait une très grande finesse, car nous devions gérer de multiples paramètres. Il fallait déjà exploiter au mieux l’opportunité offerte par le SDIS 51, qui mettait des personnels à notre disposition pour 10 jours. Mais il y avait aussi toutes les contraintes logistiques liées aux vaccins Comirnaty de Pfizer. Nous devions respecter la chaîne du froid, ainsi que ce fameux délai maximum de 6 h entre la dilution du produit et son injection. Enfin, le nombre de visites journalières devait forcément être un multiple de 6 – 18 ou si possible 24 – pour ne perdre aucune dose. Nous avons monté l’opération en 10 jours, inimaginable si nous n’avions pas déjà un outil souple de planification d’itinéraire. »

Damien Collard, Chef du service Solidarité, Grand Âge et Handicap

Une fois les itinéraires modélisés par Antsroute, les agents ont rappelé les intéressés un à un pour leur préciser le jour et l’heure approximative des visites. Au bout du compte, les équipes mobiles ont parcouru 1661 kilomètres pour vacciner à domicile 228 personnes âgées très dépendantes en seulement 10 jours ! Ce très beau résultat permet d’envisager avec sérénité la seconde tournée de vaccination, programmée début mars.

Pour améliorer la planification des itinéraires de vos agents, nous vous proposons un essai gratuit et sans engagement du logiciel Antsroute. Rendez-vous ici pour en profiter !