Solution 5 MIN READ | 20-03-2017

Optimisation de tournées commerciales : comment booster votre activité de prospection ?

Vous animez une équipe commerciale ? Votre objectif est de permettre à vos commerciaux de rencontrer le plus de prospects possibles, tout en évitant les déplacements inutiles. Un logiciel d’optimisation de tournées commerciales propose des fonctionnalités permettant de répondre à vos objectifs. Cet outil d’aide à la décision, simple d’utilisation, augmente le nombre de prospects visités par votre équipe. Ce module s’associe à votre CRM. Un logiciel d’optimisation de tournées facilite votre organisation et vos performances :

  • Passer moins de temps dans son véhicule ;

  • Réaliser plus de visites au quotidien  ;

  • Libérer du temps pour ses clients.

logiciel optimisation tournées commerciales

L’optimisation des tournées commerciales, quels objectifs ?

L’optimisation de tournées commerciales consiste à trouver l’ordre optimal pour visiter plus de clients et permettre aux commerciaux d’atteindre leurs objectifs de chiffre d’affaires. Une optimisation des tournées de prospection réussie permet aux commerciaux de renforcer leur productivité.

Les étapes à suivre pour optimiser des tournées commerciales :

  • 1. Cartographier ses prospects ;

  • 2. Gérer les contraintes horaires ;

  • 3. Planifier des visites à proximité des rendez-vous déjà pris ;

  • 4. Equilibrer les agendas des vendeurs ;

  • 5. Guider les commerciaux dans la réalisation des tournées de prospection ;

  • 6. Gérer les imprévus sur le terrain ;

  • 7. Créer des comptes rendus de visites.

comment optimiser tournée commerciale

1. Cartographier ses prospects

Un logiciel d’optimisation de tournées commerciales permet de créer des cartes de prospection. L’outil offre un repérage des prospects par couleur, en fonction des priorités ou du potentiel de chiffres d’affaire. Ces données s’affichent après import des données de votre CRM. Un logiciel d’optimisation de tournée vous permet de définir des secteurs et d’organiser au mieux vos équipes commerciales. La construction de tournée commerciale permet de quadriller efficacement le territoire de prospection. La charge de travail des commerciaux est ainsi équilibrée. Un logiciel de construction de tournée commerciale ou de prospection permet également aux entreprises d’améliorer leur visibilité.

2. Gérer les contraintes horaires

Envoyer le bon commercial, au bon endroit et au bon moment, est nécessaire pour rentabiliser les visites de prospection. Pour cela, vous devenez parvenir à gérer de façon intelligente l’ensemble des contraintes horaires. Ce n’est pas toujours facile lorsque ces contraintes sont nombreuses : horaires d’ouverture des clients, disponibilité des clients, durée des visites, fréquences de visites, horaires de travail des commerciaux, pauses méridiennes, absences et congés. Des solutions logicielles permettent aujourd’hui d’automatiser l’intégration de ces contraintes horaires. 

qu'est-ce que l'optimisation de tournée commerciale

3. Planifier des visites à proximité des rendez-vous déjà pris

Pour éviter les déplacements inutiles sur une zone de prospection, les visites pour des clients se trouvant à proximité doivent ainsi être regroupées. Toutefois, réussir cette planification à la main peut sembler complexe. C’est pourquoi, des solutions réalisent cette étape à votre place. Par exemple, en associant AntsRoute à votre CRM, le logiciel de construction de tournée commerciale propose à vos commerciaux, une liste de prospects à proximité à contacter. Ces prospects sont classés en fonction de leur position géographique et de la dernière visite effectuée. Un logiciel d’optimisation des tournées de prospection des commerciaux pousse ainsi vos commerciaux à contacter des prospects rarement visités. Par ailleurs, l’outil incite les commerciaux à regrouper leurs rendez-vous selon une zone géographique. AntsRoute contribue ainsi à une meilleure gestion et à l’optimisation des tournées commerciales.

4. Equilibrer les agendas des vendeurs

L’optimisation de tournées commerciales peut rapidement devenir un casse-tête pour les professionnels en charge de la planification. En effet, la construction d’itinéraires de visites pour plusieurs commerciaux n’est pas une mince affaire. Elle nécessite parfois plusieurs heures d’organisation. Il s’agit pourtant d’une des étapes décisives dans l’atteinte des objectifs de chiffres d’affaires. C’est pourquoi, des experts en logistique ont développé des solutions permettant de construire rapidement des tournées. En quelques minutes, un logiciel d’optimisation de tournées de prospection commerciale permet de générer des plannings de visites optimisés. De plus, cette solution favorise l’équilibre de la charge de travail entre les différents commerciaux

5. Guider les commerciaux dans la réalisation des tournées de prospection

Le logiciel d’optimisation des tournées de prospection des commerciaux est associé à une application mobile de suivi de tournée. L’outil est en capacité de récupérer les rendez-vous du jour à partir de votre CRM. La liste des rendez-vous pris s’affiche ainsi sur AntsRoute. L’ordre des rendez-vous est optimisé en fonction des contraintes horaires. L’application d’optimisation de tournées commerciales devient alors un outil d’aide à la navigation. Il permet de se déplacer d’un prospect à l’autre de manière optimisée. Le commercial peut visualiser quotidiennement le plan de tournées de prospection. En cas de retard, l’utilisateur peut contacter directement le prospect via l’application.

6. Gérer les imprévus sur le terrain

Au cours d’une tournée de prospection, les commerciaux font souvent face à des imprévus : plus de temps passé chez un client, des incidents de circulation, un rendez-vous annulé à la dernière minute, une demande de visite en urgence ou des clients absents. En cas d’aléas, les planificateurs doivent être en mesure de modifier les plannings de visites des commerciaux en temps réel. Par exemple, comment définir le meilleur commercial pour réaliser une visite de dernière minute ? C’est le rôle d’une solution d’optimisation des tournées commerciales. Le logiciel peut identifier le commercial adéquat pour effectuer une visite de prospection. L’assignation prend en compte l’emplacement des vendeurs, les kilomètres à parcourir, la disponibilité, les horaires de travail, les compétences requises et les visites à venir. L’agenda du vendeur choisit est automatiquement actualisé. De plus, il reçoit une notification push sur son smartphone pour lui indiquer que son planning a été modifié.

7. Créer des comptes rendus de visites

A l’issue de chaque visite, les commerciaux doivent généralement établir un compte rendu commercial. Il s’agit d’une analyse permettant de définir les points d’amélioration. Une solution d’optimisation des tournées commerciales dispose d’une fonctionnalité qui automatise la création de ces comptes rendus. Les rapports sont renseignés après chaque visites et les données sont automatiquement transmises au supérieur hiérarchique à l’issue de la tournée. Les commerciaux évitent ainsi les oublis ou les pertes de documents. Les comptes rendus peuvent notamment inclure des informations sur le client (adresse, ancien client ou prospect), des informations sur le type de visite (prospection, étude, commande ou suivi), la date et la durée de la visite, des commentaires de visites, le montant de la commande, la date de la prochaine visite, etc.

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