Importer une liste de rendez-vous

1. La fonction import permet d’importer une liste de rendez-vous à réaliser. Afin d’importer une liste de rendez-vous ou d’interventions, vous devez vous rendre dans l’onglet « import de rendez-vous » du module « planifier ».

2. Vous pouvez alors importer votre fichier au format Excel ou CSV. Un modèle d’import ainsi que des explications sur les champs à renseigner dans votre fichier sont disponibles sur la droite de votre écran.

NB : Les noms de colonnes (ou en-têtes) de votre tableau Excel ou CSV doivent être les mêmes que les champs en gras définis ci-dessous (par exemple : Nom, Adresse, Durée, Date-visite, etc.)

Liste des champs obligatoires :

• Nom du client ou éventuellement le nom de la société ;
• Adresse (par exemple : 92 Rue du Sergent Blandan, 54000 Nancy) ;
• Durée en minutes (par exemple : 120) ;
• Date-visite au format YYYY-MM-DD (par exemple : 2020-01-01) ou DD/MM/YYYY (par exemple : 01/01/2020)

Liste des champs optionnels :

• Id, c’est-à-dire l’identifiant externe de l’intervention importée. L’Id doit être unique (par exemple: 20180101-1). Vous ne pouvez donc pas réimporter une liste de rendez-vous à une date ultérieure avec un identifiant déjà utilisé ;
  
• Prénom ou le nom de votre contact lorsque que votre client est une société ;
  
• Telephone au format international (par exemple : +33600000000
) ;
  
• Courriel (par exemple : marie@antsroute.com) ;
  
• Code postal (par exemple : 54000) ;
  
• Ville (par exemple : Nancy) ;
  
• Latitude (par exemple : 48.731612) ;
  
• Longitude (par exemple : 5.978622) ;
  
• Commentaires (par exemple : demander la clé au gardien) ;
  

Liste d’autres champs optionnels, mais obligatoires si définis dans les paramètres :

• Type de l’intervention. Vous devez reprendre les termes utilisés lors de l’ajout des types d’intervention depuis « Nom-Prénom » (par exemple: ramassage ou livraison) ;
  
• Créneau horaire de passage qui correspond à l’un des créneaux définis dans « Nom-Prénom » > « Sites » > « … » > « Configurer » > « Gestion des créneaux horaires ». Le format doit être HH:MM-HH:MM. (par exemple 08:00-10:00)
 ;
  
• Comp_XXX avec XXX qui correspond à l’une des compétences définies dans « Nom-Prénom » > « Compétences ». Il suffit d’indiquer si la contrainte s’applique par OUI ou NON. (par exemple OUI)
 ;
  
• Cap_XXX avec XXX qui correspond à l’une des capacités définies dans « Nom-Prénom » > « Capacités ». Il suffit d’indiquer la quantité à transporter. Ce nombre est un entier. Par exemple 18 ;
  

NB : Assurez-vous de supprimer les colonnes vides de votre tableau. 

3. Cliquez sur le bouton bleu « télécharger votre fichier » ou faite glisser un fichier à l’emplacement indiqué. Lorsque le fichier contient des erreurs, vous pouvez visualiser sur la droite des champs à faire glisser dans les colonnes correspondantes.

4. Après avoir importé votre fichier, vous obtenez un tableau récapitulatif des rendez-vous. Avant de cliquer sur le bouton « valider », qui se situe en-dessous du tableau, assurez-vous que votre fichier ne contienne aucune erreur et aucun rendez-vous dupliqué. Chacune des lignes du tableau récapitulatif doit avoir un fond de couleur vert lorsqu’il s’agit de rendez-vous pour des nouveaux clients et blanc lorsqu’il s’agit de rendez-vous pour des clients existants. 

NB : Les numéros de téléphone doivent être au format international. Par exemple, +33600000000 pour un numéro de téléphone en France. Afin d’afficher le signe « + » dans votre tableau Excel, vous pouvez mettre les cellules concernées au format texte.