Support > Organiser les tournées > Vérifier le taux de remplissage des véhicules
Vérifier le taux de remplissage des véhicules Vous pouvez vérifier le taux de remplissage des véhicules pour chacune des tournées via l’onglet « liste des tournées » du module « organiser ».
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Support > Organiser les tournées > Importer des tournées existantes pour les ré-optimiser
Importer des tournées existantes pour les ré-optimiser
Vous pouvez importer des tournées déjà établies afin de les ré-optimiser. Activez tout d’abord l’import de tournées en vous rendant dans « Nom – Prénom » > « Sites » > « … » > « modifier » > « paramètres ». Cochez alors la case « activer l’import de tournées . N’oubliez pas de sauvegarder.
Vous pouvez maintenant vous rendre dans l’onglet « import de tournées établies » du module « planifier ». Importez votre fichier via le bouton « importez vos tournées ». Le fichier d’import doit être au format .csv. Par ailleurs, un modèle d’import est disponible et téléchargeable. Lancez ensuite l’optimisation pour les tournées importées depuis le module « organiser ».
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Support > Organiser les tournées > Garder l’ordre de mes tournées lors d’une ré-optimisation
Garder l’ordre de mes tournées lors d’une ré-optimisation Lorsque vous souhaitez ajouter une intervention au sein d’une tournée préalablement construite, la réoptimisation automatique de la tournée est cochée par défaut.
Vous ne souhaitez pas modifier l’ordre des tournées lors de la ré-optimisation ? Il vous suffit de vous rendre dans l’onglet « sites » du module « Nom – Prénom ». Vous devez ensuite cliquer dans le tableau sur « … » puis « modifier ».
Puis, dans l’onglet « paramètres » > « paramètres d’optimisation » vous pouvez ainsi décocher « ré-optimisation automatique de la fin de tournée restante ». N’oubliez pas de sauvegarder.
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Support > Organiser les tournées > Ré-optimiser partiellement les tournées
Ré-optimiser partiellement les tournées
Vous souhaitez ré-optimiser certaines tournées sans modifier les autres tournées optimisées ? Vous devez tout d’abord vous rendre dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser ». Après avoir identifié la tournée que vous souhaitez ré-optimiser, cliquez sur « … » et « optimiser »..
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Support > Organiser les tournées > Assigner une intervention à un autre agent par glisser-déposer
Assigner une intervention à un autre agent par glisser-déposer
Depuis l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser », vous pouvez assigner une intervention à un autre agent. Réalisez un simple glisser-déposer. NB : Les contraintes de temps, capacités, horaires de travail, etc. doivent être respectées.
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Support > Organiser les tournées > Déplanifier une tournée pour l’assigner à un autre agent
Déplanifier une tournée pour l’assigner à un autre agent Pour déplanifier une tournée et assigner les interventions à un autre agent, vous devez vous rendre dans l’onglet « liste des tournées » du module « organiser ». Deux possibilités pour déplanifier la tournée s’offrent à vous. Sélectionnez tout d’abord la tournée souhaitée en cochant la case correspondante et cliquer sur le bouton rouge « déplanifier ». Vous avez également la possibilité repérer la tournée dans le tableau, puis cliquer sur « … » et « déplanifier la tournée ».
Vous pourrez ensuite assigner ces interventions à un autre agent en cliquant sur le bouton rouge « voir la liste ». Depuis le panel qui s’ouvre sur la droite de votre écran, vous pouvez cliquer sur « … » et « affecter à un autre agent » pour chaque intervention. Vous devez alors sélectionner un agent parmi ceux proposés dans la liste déroulante et cliquer sur « ajouter ».
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Support > Organiser les tournées > Modifier le planning des agents
Modifier le planning des agents Le planning des agents visible dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser » peut être modifié notamment par un glisser-déposer.
Il est également possible d’ajouter une intervention à une tournée en cliquant sur un espace blanc d’une ligne de l’agenda.
Enfin, en double-cliquant sur une intervention, vous pouvez la modifier, la reprogrammer ou la supprimer.
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Support > Organiser les tournées > Reprogrammer une intervention
Reprogrammer une intervention Vous avez plusieurs possibilités pour reprogrammer des interventions. Vous pouvez tout d’abord vous rendre dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser ». Après avoir identifié l’intervention que vous souhaitez reprogrammer, il vous suffit de cliquer sur cette dernière et sur le bouton « reprogrammer ».
Vous pouvez également reprogrammer une intervention depuis l’onglet « liste des interventions » du module « organiser ». Vous devez simplement cliquer sur «… » de l’intervention en question et « reprogrammer ».
Enfin, vous pouvez reprogrammer vos interventions depuis l’onglet « carte des tournées » du module « organiser ». Il vous suffit de cliquer sur l’intervention que vous souhaitez reprogrammer afin d’ouvrir une pop-up. Vous pouvez alors cliquer sur « … » et « reprogrammer ».
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Support > Organiser les tournées > Verrouiller l’ensemble des tournées
Verrouiller l’ensemble des tournées
Verrouiller les tournées vous permet notamment d’envoyer des notifications à vos clients.
Vous avez plusieurs possibilités pour verrouiller l’ensemble de vos tournées. Allez tout d’abord dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser » et cliquez sur le bouton vert « verrouiller les tournées ».
Vous pouvez également effectuer cette action depuis les onglets « liste des tournées » et « carte des tournées » du module « organiser ».
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Support > Organiser les tournées > Verrouiller une tournée en particulier
Verrouiller une tournée en particulier
Verrouiller les tournées vous permet d’envoyer des notifications à vos clients.
Vous avez plusieurs possibilités pour verrouiller une tournée en particulier. Vous pouvez tout d’abord vous rendre dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser ». Après avoir identifié la tournée que vous souhaitez verrouiller, il vous suffit de cliquer sur « … » situé à droite de l’email de l’agent et de cliquer sur « verrouiller la tournée ».
Vous pouvez également verrouiller une tournée en particulier depuis l’onglet « liste des tournées » du module « organiser ». Vous devez simplement cliquer sur « … » de la tournée en question et « verrouiller la tournée ».
Enfin, vous pouvez verrouiller une tournée en particulier depuis l’onglet « carte des tournées » du module « organiser ». Il vous suffit de cliquer sur la tournée que vous souhaitez verrouiller afin d’ouvrir un panel sur la droite de l’interface. Il vous suffit alors de cliquer sur « … » et « verrouiller la tournée ».
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Support > Organiser les tournées > Exporter les tournées et les feuilles de route
Exporter les tournées et les feuilles de route Pour exporter les feuilles de route, il suffit d’aller dans l’onglet « planning des intervenants » ou l’onglet « liste des tournées » du module « organiser ». Ensuite, vous pouvez cliquer sur le bouton « exporter les tournées » et sélectionner le format pdf.
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Support > Organiser les tournées > Visualiser la liste des interventions comprises entre deux dates
Visualiser la liste des interventions comprises entre deux dates Depuis l’onglet « liste des interventions » du module « organiser », vous avez la possibilité de visualiser dans un tableau la liste des interventions comprises entre deux dates. Vous pouvez sélectionner ces deux dates en haut à gauche de l’interface. Par ailleurs, ces interventions peuvent être filtrées par état : planifiées, non assignées, en attente ou confirmées.
Cette liste d’interventions peut-être exportée en cliquant sur le bouton « exporter les interventions en CSV » située en haut à gauche.
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Support > Organiser les tournées > Visualiser une tournée en particulier
Visualiser une tournée en particulierPour visualiser une tournée en particulier, il suffit de sélectionner le jour adéquat dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser ». Et ensuite, cliquer sur le nom de l’agent ou dans l’onglet « liste des tournées » sur la ligne de la tournée. Un panel s’ouvre alors sur la droite et laisse apparaître la carte et la liste des interventions.
Cliquer sur un numéro d’intervention permet d’obtenir différentes informations et détails concernant cette intervention.
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Support > Organiser les tournées > Visualiser le planning de mes agents
Visualiser le planning de mes agents Pour visualiser une tournée en particulier, il suffit de sélectionner le jour souhaité dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser ». Et ensuite, cliquer sur le nom de l’agent ou dans l’onglet « liste des tournées » sur la ligne de la tournée. Un panel s’ouvre alors sur la droite et laisse apparaître la carte et la liste des interventions. En cliquant sur « … », vous aurez accès à une liste de modifications que vous pouvez effectuer. Vous pourrez en outre déplanifier, reprogrammer ou supprimer vos interventions.
Le planning présent dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser » peut-être modifié par glisser-déposer. Il est aussi possible d’ajouter une intervention à une tournée en cliquant sur un espace blanc d’une ligne de l’agenda. Enfin, en cliquant sur « … » à côté du nom de l’agent, il est possible de la reprogrammer, la supprimer, la verrouiller ou de l’optimiser.
La gestion des interventions nécessite parfois de confirmer par téléphone auprès des clients les rendez-vous. Un suivi de cette confirmation est possible au travers du logiciel.
Les personnes en charge des appels peuvent, en double-cliquant sur une intervention dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser », modifier l’état de confirmation d’une intervention par « confirmer », « mettre en attente », « reprogrammer », « déplanifier » ou « supprimer ». Il est possible d’utiliser l’onglet « liste des interventions » dans le module « organiser » qui offre une vue synthétique et listée des clients.
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Support > Organiser les tournées > Visualiser vos tournées sur une carte
Visualiser vos tournées sur une carte Vous pouvez visualiser les tournées de vos agents directement sur une carte. Il vous suffit de vous rendre dans l’onglet « carte des tournées » du module « organiser ». Vous pouvez alors sélectionner la date à laquelle vous avez planifié vos rendez-vous et cliquer sur le bouton » construire les tournées « . Vous visualisez alors les tournées de vos agents.
Par ailleurs, vous pouvez effectuer des actions directement depuis ce module « carte des tournées ». En effet, vous avez la possibilité de confirmer le rendez-vous, déprogrammer, déplanifier ou mettre en attente chacune des interventions visibles sur la carte. Il vous suffit de cliquer une première fois sur l’intervention en question, puis de cliquer sur « … ». Vous disposez donc de l’ensemble des informations disponibles dans les autres onglets du module « organiser ».
Vous pouvez également assigner une intervention déplanifiée à la tournée d’un autre agent via un simple glisser-déposer directement depuis l’onglet « carte des tournées ». Il vous suffit de cliquer sur une intervention non assignée et de maintenir ce clique, puis glisser l’intervention jusqu’à la tournée de votre choix. Lorsque la tournée apparaît en rouge, vous pouvez relâcher. L’intervention est alors assignée à un autre agent et la tournée de ce dernier est automatiquement réoptimisée.
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Support > Organiser les tournées > Construire les tournées
Construire les tournées Pour construire les tournées, il faut se rendre dans l’onglet « carte des tournées » et sélectionner la date souhaitée. Puis, cliquer sur le bouton « construire les tournées » disponible sur chacun des onglets du module. Le logiciel calcule les tournées en tenant compte de l’ensemble des contraintes.
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Support > Organiser les tournées > Gérer les interventions non sélectionnées
Gérer les interventions non sélectionnées La création de tournées via le panier d’interventions nécessite le renvoi des interventions non assignées au panier d’interventions. Ces interventions non prises en compte peuvent être également déplacées à la journée suivante. Pour cela, vous devez vous rendre dans l’onglet « planning des intervenants » du module « organiser » et cliquer sur le bouton rouge « voir la liste ».
Un panel s’ouvre sur la droite de l’interface avec la liste des interventions non assignées à un agent. Vous pouvez sélectionner l’ensemble des interventions de la liste via le sélecteur situé en dessous de la carte et cliquer sur le bouton bleu « déplacer ». Il est alors possible de choisir une date à laquelle vous souhaitez déplacer les interventions.
Vous pouvez également remettre au panier ces interventions afin de les assigner ultérieurement en cliquant sur le bouton bleu « mettre au panier » après avoir sélectionné les interventions depuis le panel.
Enfin, vous pouvez assigner une intervention en particulier à un agent en cliquant sur « … » de l’intervention en question et « affecter à un agent ».
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Support > Organiser les tournées > Modifier une intervention
Modifier une intervention Vous disposez de plusieurs possibilités pour modifier une intervention depuis l’onglet « planning des intervenants » et l’onglet « carte des tournées » du module « organiser ».
Depuis l’onglet « carte des tournées », vous pouvez tout d’abord modifier une intervention en cliquant sur « 
» > « … ». Lorsque l’intervention n’est pas assignée, vous pouvez affecter à un agent, reprogrammer, mettre au panier, déplacer ou supprimer cette intervention. Lorsque l’intervention est assignée à un agent, vous pouvez confirmer, reprogrammer, mettre en attente, déplanifier ou supprimer cette intervention.
Par ailleurs, vous pouvez effectuer les mêmes actions depuis l’onglet « planning des intervenants ». Modifiez une intervention directement depuis le planning lorsque les interventions sont assignées ou en cliquant sur le bouton « voir la liste » lorsque les interventions ne sont pas assignées.
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Support > Organiser les tournées > Confirmer une intervention
Confirmer une intervention Vous pouvez confirmer les interventions assignées aux agents depuis le module « organiser ».
Tout d’abord depuis l’onglet « carte des tournées », il vous suffit de repérer l’intervention que vous souhaitez confirmer et d’effectuer un clic sur cette dernière. Vous devez alors cliquer sur « … » situé en haut à droite de la pop-up, puis cliquer sur « confirmer le rendez-vous ».
Vous pouvez également confirmer une intervention assignée à un agent depuis l’onglet « planning des intervenants ». Il vous suffit de repérer l’intervention que vous souhaitez confirmer et d’effectuer un double clic sur cette dernière. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton vert « confirmer le rendez-vous ».
Enfin, vous pouvez confirmer une intervention assignée depuis l’onglet « liste des interventions ». Il vous suffit de repérer l’intervention que vous souhaitez confirmer et de cliquer sur « … » et « confirmer le rendez-vous ».
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