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Quels sont les avantages de la prise de rendez-vous en ligne ?

7 juin 2021 | 7 min read

Fixer un rendez-vous avec vos clients ou vos patients n’est pas toujours simple. Disponibilités, créneaux horaires de passage souhaités, horaires de travail et absences de vos agents, temps de conduite et durées variables sont autant d’éléments à prendre en compte lors de la programmation d’un rendez-vous. Lors de la prise de rendez-vous par téléphone, tenir compte de ces contraintes est un véritable casse-tête pour vos équipes. Pas de panique ! Désormais, des solutions digitales permettent de simplifier la prise de rendez-vous.

Quels sont les avantages de la prise de rendez-vous en ligne ?

Si vous n’avez pas encore amorcé le virage du digital, vous allez très vite comprendre à travers cet article que les gains sont immédiats pour votre entreprise dès que vos clients commencent à privilégier la réservation en ligne plutôt que les appels téléphoniques. Ces systèmes de prise de rendez-vous en ligne vous permettent non seulement de gagner en productivité, mais aussi de répondre aux attentes de vos clients. En effet, les consommateurs apprécient la possibilité de prendre rendez-vous à tout moment, en tout lieu et avec l’appareil de leur choix. Voici le sentiment d’autonomie qu’ils recherchent.

#1 Garder ses clients informés

Dans un environnement concurrentiel, vous devez parvenir à vous distinguer grâce à la qualité de vos services, mais également en offrant un service client de grande qualité. Bien entendu, cela nécessite une communication optimale, dès leur premier point de contact jusqu’à la fin du service. L’avantage ? En offrant une expérience de qualité, vos clients continueront à faire appel à vos services. Eh ce n’est pas tout ! Ils auront également tendance à partager leur expérience avec leurs proches.

L’utilisation d’une solution de prise de rendez-vous en ligne offre une expérience exceptionnelle à vos clients. Elle permet notamment d’informer chacun de vos clients après la réservation en ligne. Par exemple, l’envoi par e-mail ou par SMS d’une notification de confirmation de la réservation et de rappels pour réduire les rendez-vous manqués. Vous pouvez également ajouter un lien permettant à vos clients de reprogrammer ou d’annuler facilement le rendez-vous si nécessaire. Ainsi, vous évitez les rendez-vous manqués et permettez à d’autres clients de réserver le créneau horaire qui vient de se libérer.

L’envoi d’un message permet également de communiquer toutes les informations utiles pour le client : date de passage, créneau horaire, heure d’arrivée planifiée prévue, nom de l’agent d’intervention, durée d’intervention, etc.

#2 Recueillir l’avis de ses clients

Quoi de mieux que les retours de vos clients pour améliorer la qualité de vos services ? Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin de recontacter vos clients les uns après les autres pour savoir si le rendez-vous c’est bien passé. Les plateformes de prise de rendez-vous se charge de le faire pour vous. Concrètement, elles permettent d’automatiser l’envoi d’un message à la fin du rendez-vous permettant au client d’évaluer la qualité de service et ajouter des recommandations d’amélioration.

#3 Gérer une pluralité de services

Certaines entreprises proposent une multitude de services nécessitant de fixer des rendez-vous avec des durées, des compétences et des ressources variables. Pas toujours facile de gérer manuellement toutes ces contraintes… Eh bien, l’utilisation d’un système de réservation en ligne permet justement de paramétrer l’ensemble de ces éléments en amont. Ainsi, vous éliminez les temps d’attente et les erreurs de réservation. C’est la certitude d’assigner le bon agent au bon endroit. En quelques secondes seulement, l’outil recherche et propose des disponibilités en fonction de toutes ces contraintes de temps.

#4 Synchroniser les disponibilités en temps réel

L’utilisation d’une plateforme de prise de rendez-vous en ligne permet également d’éviter qu’un créneau horaire non disponible soit réservé. Comment est-ce possible ? Eh bien, les disponibilités affichaient sur le site de prise de rendez-vous, ainsi que sur la plateforme destinée aux planificateurs, sont actualisées en temps réel.

#5 Gagner en productivité

Pour aller encore plus loin, privilégiez un système de prise de rendez-vous en ligne connecté à une solution d’optimisation des itinéraires. En plus de proposer des créneaux horaires en fonction de la disponibilité et des lieux de départ et d’arrivée des agents, cet outil prend en compte l’éloignement géographique des clients ainsi que les rendez-vous déjà programmés.

Par ailleurs, vous avez la possibilité de déterminer le nombre maximum de kilomètres autorisés par rapport au lieu de départ d’un agent pour proposer un créneau horaire.

Finalement, en construisant des parcours optimisés, vos équipes pourront réaliser davantage de rendez-vous au quotidien, tout en éliminant les kilomètres inutiles.

#6 Peu importe son secteur d’activité

Si vous envisagez de vous tourner vers une solution numérique pour automatiser la prise de rendez-vous, nous avons une excellente nouvelle. Ces outils sont généralement applicables à tout secteur d’activité, peu importe la taille de votre entreprise. Que vous soyez, techniciens, commercial ou encore infirmière libérale, au sein d’une TPE ou d’une organisation internationale, l’outil répondra à vos besoins.

Comment encourager vos clients à prendre rendez-vous en ligne ?

Ajouter un bouton de réservation sur la page d’accueil de votre site web

Afin de gagner du temps au quotidien, vous devez inciter vos clients à prendre rendez-vous en ligne plutôt que par téléphone. Eh bien, bonne nouvelle : il existe des moyens très simples à mettre en place pour que vos clients délaissent leur téléphone au profit des solutions innovantes de prise de rendez-vous en ligne.

Pour commencer, vous pouvez ajouter un bouton de prise de rendez-vous sur votre site internet à des endroits stratégiques. Par exemple, sur la page d’accueil, sur la page contact et dans le menu.

Mettre en avant la possibilité de prendre un rendez-vous en ligne dans vos emails

Vos clients doivent savoir que vous proposer la réservation en ligne. Pour cela, vous pouvez ajouter un bouton de réservation ou un lien vers votre site de réservation dans vos emails. Par exemple, dans votre signature électronique.

Ajouter un QR code sur vos supports marketing

Les QR codes sont un excellent moyen de permettre à vos clients d’accéder simplement à votre site de prise de rendez-vous en ligne depuis leur smartphone. Par exemple, si vous installer des équipements chez vos clients, vous pouvez placer un QR codes sur ces machines. Il est également possible de placer un QR code sur vos cartes de visite ou sur des affiches.

Quelle plateforme de prise de rendez-vous en ligne utiliser pour votre activité ?

AntsRoute (vientchezvous.com) pour les équipes mobiles

AntsRoute est une plateforme française de planification et d’optimisation de tournées de livraison et d’intervention. La solution propose également vientchezvous.com, un système de prise de rendez-vous en ligne 24h/24 et 7j/7 directement connecté à AntsRoute. Concrètement, l’utilisation de cette plateforme permet de simplifier la gestion client, de planifier davantage de rendez-vous, tout en éliminant les kilomètres inutiles. Par ailleurs, la solution répond aux besoins de nombreux secteurs d’activité : santé publique, diagnostics médicaux, oxygénothérapie, services à la personne, etc.

Les principaux avantages d’AntsRoute :

• Possibilité de définir des types de rendez-vous ;
• Possibilité de déterminer des créneaux horaires ;
• Gestion des disponibilités et horaires de travail des agents mobiles ;
• Prise en compte des kilomètres et temps de déplacement ;
• Possibilité de personnaliser l’affichage du site de réservation pour qu’il corresponde à l’image de sa marque ;
• Accessible sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) ;
• Actualisation en temps réel des disponibilités ;
• Vue d’ensemble des plannings des agents ;
• Système d’envoi de rappels automatiques aux clients par SMS ou email ;
• Application mobile iOS et Android permettant aux agents de terrain de suivre leurs itinéraires ;
• Système de collecte des preuves de passage avec signature du client, commentaires et photos ;
• Envoi automatisé des comptes-rendus d’intervention ou de visite ;
• Possibilité de recueillir l’avis des clients ;
• Intégrations avec d’autres applications, API Rest et webhooks.

Afin d’évaluer la qualité de la plateforme de prise de rendez-vous en ligne pour les équipes mobiles, nous vous invitons à tester AntsRoute pendant 7 jours. Rendez-vous ici pour profiter de cet essai gratuit et sans engagement.

Doctolib pour les praticiens en cabinet médical

Doctolib n’a plus besoin de faire ses preuves ! Fondée en 2013, c’est LA plateforme de gestion en ligne des consultations pour les professionnels de santé en cabinet. L’outil s’accompagne d’un système permettant aux patients de prendre rendez-vous en ligne.

Les principaux avantages de doctolib :

• Possibilité de définir des types de prestation ;
• Gestion des disponibilités et horaires de travail des professionnels de santé ;
• Accessible sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) ;
• Rappels automatiques de rendez-vous par emails et SMS ;
• Possibilité de recueillir l’avis des patients ;
• Création d’un profil professionnel personnalisé sur le site avec photos, localisation, tarifs, etc. ;
• Un système de téléconsultation ;
• Partage en ligne des ordonnances et documents ;
• Facturation et télétransmission accélérées.

ClicRDV pour les rendez-vous de tous types de professionnels en point de vente

Fondée en 2006, ClicRDV est une solution d’agenda partagé et de prise de rendez-vous en ligne. L’outil s’adresse à tous les professionnels qui souhaitent permettre à leurs clients de programmer des rendez-vous en point de vente.

Les principaux avantages de ClicRDV :

• Gestion des disponibilités et horaires de travail des équipes ;
• Possibilité de définir des types de prestation ;
• Possibilité de définir des créneaux horaires ;
• Possibilité de définir des rendez-vous individuels ou de groupe ;
• Gestion de plusieurs points de vente ;
• Mise à jour automatisée des agendas ;
• Rappels des rendez-vous à venir par SMS ou par email ;
• Statistiques de fréquentation (taux d’occupation du point de vente, taux de fidélisation) ;
• Possibilité de personnaliser les pages de prise de rendez-vous aux couleurs de votre marque ;
• Intégration du module de prise de rendez-vous à son site internet via les API.