Confirmer la prise de RDV au client avec un logiciel de gestion de rendez-vous

Il est primordial de tenir vos clients informés du traitement de leurs demandes. Et cela commence évidemment par la confirmation de leurs rendez-vous. Cette étape est importante pour un client. En effet, une simple confirmation lui apporte la preuve que vous avez bien pris sa requête en compte. Mais surtout, cela lui permet de noter votre rendez-vous dans son agenda, évitant ainsi toute surprise ou quiproquo lors de la visite de votre agent.

Chez Antsway, nous connaissons l’importance de cette étape de confirmation aux yeux des clients. Nous l’avons donc intégrée dans notre logiciel AntsRoute. En effet, nos experts ont développé un logiciel de planification de rendez-vous permettant une gestion optimale de l’information client au cours des tournées.

Ainsi, après avoir convenu d’un rendez-vous avec un client et l’avoir intégré à l’interface AntsRoute, le logiciel envoie automatiquement un e-mail au client. Cet envoi et le contenu de l’e-mail sont configurables dans l’interface. L’e-mail peut par exemple communiquer au client des informations pratiques concernant l’intervention à venir (jour et créneau horaire de la visite, etc.)

Informer le client de l’arrivée du livreur ou du technicien le Jour J

Il est également primordial d’informer le client le jour de l’intervention, pour assurer du bon déroulement des opérations terrains. Cette démarche est particulièrement importante lorsque votre agent itinérant se dirige vers sa prochaine intervention. Pour éviter de trouver porte close, il est en effet préférable que l’agent prévienne le client ne fut-ce que dix minutes à l’avance. C’est le meilleur moyen de s’assurer que l’intervention se déroule dans un contexte à la fois serein et productif, en évitant les pertes de temps. Cette pratique permet également de démontrer le sérieux de vos collaborateurs.

Chez Antsway, nous avons ajouté au logiciel AntsRoute la fonctionnalité SMS. Celle-ci vous permet d’envoyer un SMS automatiquement au client quelque temps avant la visite. Vous pouvez mentionner par exemple « Nous arrivons chez vous dans dix minutes » ou « Notre agent est joignable au +3312345678 ». Par ailleurs, en cas d’imprévu rencontré, l’agent peut avertir le client de son retard, avec la nouvelle heure d’arrivée réaménagée.

Soigner la relation commerciale par un remerciement en fin d’intervention

Pour toute entreprise concernée par la qualité de ses services, il est extrêmement important de soigner sa relation client. C’est pourquoi AntsRoute vous offre la possibilité d’envoyer à vos clients un petit message de remerciement post-intervention. Après avoir effectué une visite chez un client, l’agent de terrain peut programmer l’envoi automatique d’un e-mail ou d’un SMS de remerciement.

Si cette fonctionnalité peut sembler anodine et superflue, il n’en n’est rien. En effet, envoyer ce genre de communication à un client que vous venez de visiter est l’occasion de lui montrer la considération que vous lui portez. De plus, il verra sans doute votre démarche d’un bon œil en réalisant que vous ne travaillez pas en mode « usine », mais que vous donnez de la valeur à votre clientèle. Bref, un véritable plus pour votre relation client et votre image.

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